KORRESPONDENZEINHEIT: FUNKTIONEN, STRUKTUR, BEDEUTUNG - KULTURVOKABULAR - 2025

Die Korrespondenzeinheit ist eine Arbeitsstation, die interne und externe Kommunikationen und Dokumente für alle Mitglieder einer Organisation zwischen den verschiedenen Abteilungen empfängt, klassifiziert, aufzeichnet und zentral verteilt. Ziel ist es, sicherzustellen, dass sie effizient, schnell und unter den besten Bedingungen an ihren Empfänger geliefert werden.

Private und öffentliche Einrichtungen oder Unternehmen implementieren dieses Dokumentenverwaltungsprogramm, um Korrespondenzkontrollprozesse zu optimieren. Es ist ein Prozess, der in die Organisationsdynamik integriert ist und das Erreichen der Unternehmensziele ermöglicht.

Die Korrespondenzeinheit gewährleistet die effiziente und schnelle Bereitstellung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Quelle: pixabay.com

Von den alten Archiven bis zum digitalen Zeitalter hat die Organisationsmethode dieser Abteilung den Zweck, einen einfachen Zugriff auf die relevanten Dokumentationsinformationen zu ermöglichen und Kontrollaufzeichnungen, Dateien, Verfahrenshandbücher und die gesamte Geschichte der Abteilung zu schützen Unternehmen im physischen und / oder digitalen Format.

Derzeit gibt es Software zur Beschleunigung der Dokumentenverwaltung, die sich positiv auf die Umwelt ausgewirkt hat, da die physische Datei tendenziell verschwindet und der Papierverbrauch vermieden wird.

Ebenso wird die Zustellung oder der Empfang von Korrespondenz über das Intranet und das Extranet dynamischer und schneller gestaltet.

Eigenschaften

Die Korrespondenzeinheit verfügt über spezifische Funktionen zum Dokumentieren, Organisieren und effizienten Verteilen der Korrespondenz, die Informationen enthält, die dem bereitgestellten Geschäft oder der bereitgestellten Dienstleistung eigen sind, sowie alle wichtigen Dokumentationen zur Unterstützung der administrativen und organisatorischen Aktivitäten.

Die spezifischen Funktionen der Korrespondenzeinheit umfassen Folgendes:

- Kontrollieren Sie die Eingabe und Ausgabe von Dokumenten.

- Verteilen Sie die Kommunikation auf die entsprechenden Bereiche.

- Verarbeiten Sie intern und extern generierte Korrespondenz und Kommunikation.

- Dokumente scannen.

- Bestellen, klassifizieren und beschreiben Sie die Dokumente des Dokumentationsfonds des Unternehmens.

- Dokumentarfilmproduktion erhalten und kontrollieren.

- Weisen Sie der Korrespondenz, die erstellt oder empfangen wird, fortlaufende Nummern zu (Ablage).

- Wählen Sie die Dokumente und Mitteilungen aus, die aufbewahrt werden müssen, und übertragen Sie sie in das Zentralarchiv.

Struktur

Die Korrespondenzeinheit ist nach Größe und Merkmalen des Unternehmens oder der Institution organisiert. Dies hängt im Allgemeinen von einem Hauptquartier ab, das in zwei Untereinheiten unterteilt ist: eine für den Eintritt und eine für den Ausgang.

Jede Untereinheit hat spezifische Funktionen, die auf die Verwaltung und Kontrolle von allem abzielen, was sowohl mit interner als auch externer Korrespondenz zu tun hat. Diese Arten von Einheiten sind wie folgt strukturiert:

Führung

Es definiert die Vorschriften und Richtlinien, die die Erstellung von Dokumenten, die Verteilungsmethoden, das Senden und Empfangen von Korrespondenz und die Aufgaben der Abteilungsmitglieder rationalisieren, standardisieren und regeln. Das heißt, sie koordinieren koordiniert den Dokumenten- und Archivverwaltungsprozess und dessen effiziente Systematisierung.

Passende Untereinheit

Sie ist verantwortlich für die Implementierung der Verteilungs- und Kontrollmethoden im Bereich Dokumentenmanagement auf der Grundlage der vom Unternehmen festgelegten Richtlinien und Vorschriften. Dies ist unterteilt in:

Eingehende Korrespondenz

Sie sind die Dokumente, die ankommen und an die verschiedenen Abteilungen der Institution gerichtet sind. In diesem Bereich gehen Dokumente ein. Vor dem Versiegeln der Annahme der Quittung muss überprüft werden, dass:

- Sie sind in der Tat für die Institution oder das Unternehmen bestimmt.

- Die Angelegenheit ist der Institution oder dem Unternehmen eigen.

- Sie sind ordnungsgemäß versiegelt und unterschrieben.

- Die Anhänge, falls vorhanden, sind vollständig. Ist dies nicht der Fall, muss der Anspruch unverzüglich schriftlich oder mündlich beim Emittenten geltend gemacht werden.

- Der Stempel der Untereinheit ist mit Datum und Uhrzeit des Eingangs versehen.

Kontrolle und Lieferung

Anschließend werden die Dokumente klassifiziert, indem das Symbol der Abteilung platziert wird, an die sie gesendet werden müssen. Die Registrierung erfolgt gemäß den Hauptkontrolldaten, wie dem Datum des Eingangs, der Abteilung, für die sie bestimmt ist, der Registrierungskontrollnummer und den Daten des ursprünglichen Absenders.

Nach dieser Dokumentations- und Klassifizierungsphase wird die Verteilung durchgeführt, die darin besteht, die Korrespondenz an jede Abteilung oder Agentur zu senden. Diese Abteilung wird fortfahren, den Stempel der Empfangsbestätigung und der Vereinbarung zu setzen.

Wird festgestellt, dass ein Dokument nicht an die Einrichtung gerichtet ist oder nicht in deren Zuständigkeit fällt, wird es mit angemessener Erklärung an den Absender zurückgesandt.

Ausgehende Korrespondenz

In diesem Bereich werden Korrespondenz und Dokumente von jeder Abteilung des Unternehmens oder der Institution empfangen und nach ihrem Bestimmungsort organisiert. Der Versand erfolgt über die entsprechenden Kanäle, sobald Folgendes bestätigt wurde:

- Die Dokumente müssen auf institutionellem Papier verfasst sein.

- Die Dokumente müssen unterschrieben sein (sowohl das Original als auch die Kopie).

- Anhänge müssen beigefügt sein.

- Die Empfänger- und Adressdaten müssen korrekt sein.

- Der Check-out und Check-out muss mit Datum und Code erfolgen.

Nachdem wir die für die Sendung festgelegten Daten und Merkmale überprüft und genehmigt haben, erteilen wir den Empfangsnachweis.

Dieser Bereich übernimmt die Verantwortung für den Versand und die Lieferung an Ziele, nachdem diese nach der Route klassifiziert wurden (unter anderem per Post, persönlich oder direkt, über einen Austausch).

Die Umschläge werden beschriftet und die darin enthaltenen Dokumente werden in den Lieferkontrollen oder Rechnungen entsprechend den Versandarten gekennzeichnet. Sie müssen eine Kopie der Dokumente zurücksenden, die als Empfangsbestätigung abgestempelt und unterschrieben sind.

Schließlich werden sie in alphabetischer, numerischer, thematischer oder chronologischer Reihenfolge abgelegt, um den Check-out durchzuführen und die Kontrolle zu etablieren.

Bedeutung

Die Korrespondenzeinheit ist ein sensibler und streng vertraulicher Bereich. Es kommt darauf an, dass Beziehungen und Kommunikation innerhalb und außerhalb der Institution effektiv und zeitnah abgewickelt werden.

Die Bedeutung der Korrespondenzeinheit beruht auf der Tatsache, dass dies die Aufbewahrung, Aufbewahrung und Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten muss, die das Gedächtnis der Institution oder des Unternehmens ausmachen.

Das Hauptziel besteht darin, rechtzeitig Zugang zu den schriftlichen Informationen zu gewähren, die innerhalb des Unternehmens verarbeitet werden.

Verweise

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