- Die 7 Hauptfunktionen einer Sekretärin
- 1- Agenda-Management
- 2- Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit
- 3- Dokumentenverwaltung
- 4- Verwaltung sensibler Informationen (intern und extern)
- 5- Büroorganisation
- 6- Vorbereitung der Präsentationen
- 7- Administrative Überwachung
- Die virtuelle Sekretärin
- Verweise
Die Hauptfunktionen eines Sekretärs umfassen die Verwaltung der Tagesordnung, den Dienst an der Öffentlichkeit und den Umgang mit vertraulichen Informationen. Es ist die Person, die für die Durchführung von Verwaltungsaufgaben in einem Büro verantwortlich ist.
Diese Position kann von einem Mann oder einer Frau besetzt werden, obwohl die häufigste darin besteht, dass es eine Frau ist, die sie ausübt.
Sie sind in der Regel für die vertraulichen Angelegenheiten von Personen mit einer bestimmten Hierarchie innerhalb des Unternehmens zuständig, z. B. von Direktoren, Managern und Präsidenten. Das macht sie zur rechten Hand der Führungskraft, für die sie arbeiten.
Wenn das Unternehmen klein ist, hängt die Hauptarbeitsbelastung der Sekretärin mit den grundlegenden Büroaufgaben zusammen.
Einige Länder der Welt widmen ihm im Laufe des Jahres einen besonderen Tag, um seiner Arbeit zu danken und sie zu feiern. In Kolumbien, Peru und Mexiko ist der Sekretärstag der 26. April, in Venezuela der 30. September.
Die 7 Hauptfunktionen einer Sekretärin
Die Aufgabe einer Sekretärin ist es, ihren Chef zu unterstützen und zusammenzuarbeiten, damit sie ihre Rolle innerhalb der Organisation ohne Verzögerungen oder Ablenkungen voll erfüllen kann.
Obwohl die Art des Unternehmens die Art der Arbeit beeinflusst, die eine Sekretärin benötigt, kann man sagen, dass ihre Hauptfunktionen sind:
1- Agenda-Management
Es liegt in der Verantwortung der Sekretärin, die Tagesordnung der Person, für die sie arbeitet, auf dem neuesten Stand zu halten. Dort sollten Sie alle Ihre beruflichen und manchmal auch persönlichen Verpflichtungen widerspiegeln.
Sie müssen auch die Daten aller Personen und Institutionen aufzeichnen, mit denen Ihr Arbeitgeber in Verbindung stehen muss.
Die Tagesordnung einer Sekretärin dient häufig als operatives Protokoll der Führungskraft, für die sie arbeitet.
2- Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit
Die Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit ist eine der grundlegendsten Aufgaben, die der Sekretär ausführen muss. Sie müssen Anrufe entgegennehmen und den Grund dafür sowie alle Daten aufzeichnen, die es Ihrem Arbeitgeber ermöglichen, die Angelegenheit effektiv zu verfolgen.
Er ist auch die Person, die Besucher im Büro empfängt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Sekretärin ein Image beibehält, das mit dem Unternehmensimage des Arbeitsplatzes übereinstimmt.
Seine Aufgabe dort ist es nicht nur, Besucher freundlich zu begrüßen und zu warten, sondern auch die ersten Anweisungen und Richtlinien zur Organisationskultur und zu den internen Prozessen des Unternehmens zu geben.
3- Dokumentenverwaltung
Eine Sekretärin ist nicht nur die Person, die Korrespondenz von ihrem Chef empfängt und bearbeitet, sondern schreibt, liest, beantwortet und archiviert auch die meisten Briefe, Mitteilungen, Memos und E-Mails ihres Arbeitgebers.
Zu diesem Zweck sollten Sie bestimmte Softwareanwendungen verwenden, mit denen Sie solche Dokumente flexibler und schneller erstellen können.
Die Spezifität dieser Kompetenzen hängt von der Art der Arbeit ab, die in dem Bereich erforderlich ist, in dem Sie arbeiten.
Die Sekretärin verwaltet die Kontaktdatenbank ihres Chefs und legt schriftliche Korrespondenz sowie Sitzungsprotokolle und andere Dokumente von Interesse im Büro ab.
Es ist der Sekretär, der normalerweise die in wichtigen Sitzungen erörterten Angelegenheiten zur Kenntnis nimmt.
4- Verwaltung sensibler Informationen (intern und extern)
Zu den Funktionen, die eine gute Sekretärin auszeichnen, gehört der angemessene und effiziente Umgang mit allen äußerst wichtigen Informationen für den Betrieb des Unternehmens oder der Institution, in der sie arbeitet.
Zum Beispiel müssen Sie die Kontrolle über die rechtlichen Dokumente haben, die von Regierungsstellen jederzeit verlangt werden können.
Sie können auch auf Informationen aus der Umgebung oder von einem der mit dem Unternehmen verbundenen Akteure zugreifen. Diese Informationen müssen diskret, effizient und zeitnah verwaltet werden.
5- Büroorganisation
Die Sekretärin muss die Büroausstattung und -möbel bedienen und warten: Telefone, Fotokopierer, Drucker, Projektoren, Möbel, Aktenschränke ua
Er ist derjenige, der den Bestand an Verbrauchsmaterialien und Bürogeräten kontrolliert. Außerdem werden die physischen und elektronischen Dateisysteme in Ordnung gehalten, sodass die Informationen bei Bedarf sofort verfügbar sind.
Die Sekretärin muss über einen sauberen und organisierten Arbeitsbereich verfügen, da dies normalerweise eines der ersten Dinge ist, die Personen außerhalb des Unternehmens beim Betreten seiner Einrichtungen sehen.
6- Vorbereitung der Präsentationen
Normalerweise muss eine Führungskraft ihre Berichte in Form von Präsentationen präsentieren, in denen die Informationen zusammengefasst und bewertet werden. Für diese Aufgabe bittet er normalerweise seine Sekretärin um Hilfe.
Die Person, die im Sekretariat ist, muss sicherstellen, dass die dort angezeigten Informationen die Daten widerspiegeln, die sein Chef teilen möchte.
Sie müssen auch darauf achten, dass es sich um eine Präsentation handelt, die frei von Rechtschreibfehlern ist und mit der grafischen Identität des Unternehmens übereinstimmt.
7- Administrative Überwachung
Es liegt auch in der Verantwortung einer Sekretärin, sich darüber im Klaren zu sein, dass die Richtlinien und Verfahren, die zur Pflege des Vermögens des Unternehmens oder der Institution, in der sie arbeitet, erforderlich sind, eingehalten werden.
Entsprechend der Hierarchieebene ihres Chefs kann die Sekretärin die Richtigkeit der Daten überprüfen, die die Details der Budgetoperationen widerspiegeln.
Ein Sekretär muss sich um die Managementkontrolle und die korrekte Verwaltung der Ressourcen innerhalb des Büros kümmern.
Die virtuelle Sekretärin
Mit dem Aufkommen von Online-Jobs steigt die Zahl der Online-Sekretäre oder virtuellen Assistenten.
Diese Sekretäre erledigen die meisten der oben beschriebenen Aufgaben jedoch remote. In diesen Fällen berechnen die Sekretäre ihre Dienste stunden- oder projektbezogen.
Verweise
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- Windermere, Anna (s / w). Was sind die Funktionen einer Sekretärin als Assistentin eines Managers? Wiederhergestellt von: pyme.lavoztx.com