DIE 15 WICHTIGSTEN BÜROFUNKTIONEN, DIE SIE BEHERRSCHEN - JOB - 2025

Die Bürofunktionen, die es dominiert, sind die administrativen Tätigkeiten, die vom Personal eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Institution ausgeführt werden und die für den Betrieb desselben erforderlich sind. Wenn es effizient durchgeführt wird, sind die Ergebnisse normalerweise viel besser als wenn es schlecht durchgeführt wird.

Büroarbeiten haben normalerweise einen regulären Montag bis Freitag, der um 8 oder 9 Uhr beginnt und bis 16 oder 17 Uhr dauert, obwohl dies je nach Land oder Region unterschiedlich ist.

Die meisten Bürojobs erfordern grundlegende Fähigkeiten wie: fließende mündliche Kommunikation, die Fähigkeit zum Schreiben, Ablegen und einige Erfahrungen mit Bürogeräten wie Computern, Fotokopierern usw.

Abhängig von der Ebene der Position oder der übernommenen Verantwortung muss die Person über eine technische, universitäre oder vierte Ausbildung verfügen.

Die Hauptbürofunktionen, die Sie beherrschen

1- Planung

Dies ist die erste und wichtigste Aufgabe, da darin definiert wird, wie organisatorische Methoden und Strukturen zum Geschäftsplan beitragen können.

Es gibt technologische Tools, mit denen diese Methoden später in Aufgaben spezifiziert werden können, die auf die Teammitglieder verteilt sind. Nur eine gute Planung kann jedoch sicherstellen, dass alles zum Geschäftsziel beiträgt.

Die allgemeine Planung erfordert eine klare Geschäftsvision und eine bestimmte Hierarchieebene innerhalb des Unternehmens. Jedes Teammitglied muss jedoch seine Arbeit so planen, dass die festgelegten Ziele und Fristen eingehalten werden können.

2- Transkription und / oder Berichterstellung

Eine Aufgabe, die täglich die Zeit derjenigen einnimmt, die in einem Büro arbeiten, ist das Schreiben von Berichten in jedem Medium, die ihre Funktionen unterstützen oder detaillieren oder die dazu dienen, dem Rest ihrer Kollegen die Details (Hintergrund, Fortschritt, Ergebnisse, Vor- und Nachteile) zu erklären. Nachteile usw.) eines bestimmten Projekts.

Diese Dokumente dienen auch als Aufzeichnung der Aktivitäten der Organisation, zu der dieses Büro gehört, für zukünftige Audits oder Überprüfungen.

3- Nehmen Sie an Besprechungen teil

Es handelt sich um Treffen zwischen Mitgliedern eines Arbeitsteams, bei denen Ideen über laufende Projekte ausgetauscht, neue Vorschläge vorgestellt, Präsentationen, Berichte oder Berichte ausgetauscht werden.

Normalerweise haben sie das Ziel, alle Anwesenden auf das Erreichen eines gemeinsamen Ziels auszurichten und jedem Rollen, Aufgaben und Fristen zuzuweisen. Sie dienen auch zur Lösung von Problemen, die bei der Ausführung von Aufgaben aufgetreten sein können.

Sie haben normalerweise eine sehr definierte Frequenz, Dauer und Dynamik. Ebenso wird das, was in ihnen besprochen wird, normalerweise in Minuten oder Minuten zur Einreichung aufgezeichnet.

Einige Organisationen treffen sich täglich, andere an mehreren Tagen in der Woche, andere alle zwei Wochen und wieder andere monatlich. Die Häufigkeit der Besprechungen hängt von jedem Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab.

4- Besprechungen planen

Es geht darum, die Tagesordnung aller Personen, die an einem Meeting teilnehmen müssen, so zu koordinieren, dass sie an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zusammenfallen können.

Es kann eine entmutigende Aufgabe sein, sich also auf Technologie zu verlassen, kann eine gute Idee sein. Es gibt Anwendungen wie ScheduleOnce, mit denen Sie Besprechungen automatisch planen können, sodass die eingeladenen Personen die verfügbaren Daten anzeigen und eine für sie geeignete Zeit auswählen können.

5- Überprüfen Sie die Unternehmens-E-Mails

Es ist eine Aufgabe, die lange dauern kann. Ein im Jahr 2016 veröffentlichter Adobe-Bericht, der aus einer selbstverwalteten Umfrage unter mehr als 1.000 Mitarbeitern resultiert, zeigt, dass wir durchschnittlich 20,5 Stunden pro Woche damit verbringen, unsere Arbeits-E-Mails zu lesen.

Das Klassifizieren, Lesen und Beantworten von E-Mails ist eine sehr verbreitete Form der Kommunikation und ermöglicht den Austausch von Dateien und Impressionen im Zusammenhang mit einem Projekt oder einem Organisationsprozess.

Obwohl Unternehmen ständig nach effizienteren Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mails suchen, gibt es dafür auch Anwendungen wie die Smart Labels von Google Mail.

Eine andere Möglichkeit, diese Aufgabe zu optimieren, besteht darin, Standard-E-Mail-Vorlagen oder Texte zu integrieren, die mit minimalen Änderungen an verschiedene Empfänger und zu verschiedenen Zeiten gesendet werden können.

6- Finanzmanagement

Bei dieser Aufgabe muss garantiert werden, dass das Geld seinen Lebenszyklus beim Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen erfüllt. Lassen Sie alle Rechnungen einreichen, buchen, bezahlen und versenden. Natürlich gibt es Büros, die dies nur tun.

Diese Aktivität umfasst auch die Aktualisierung von Finanzkonten und Rechtsdokumenten, damit keine Probleme mit dem rechtlichen Rahmen auftreten, der die betreffende Organisation betrifft.

7- Logistik

Diese Funktion stellt sicher, dass alle mit der Arbeit des Unternehmens verbundenen Waren zu und von Lagern und Kunden transportiert werden. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Rohstoffe für die Herstellung neuer Produkte zu erhalten.

Ziel dieser Funktion ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen über alles verfügt, was erforderlich ist, um die Produktion der von ihm kommerzialisierten Waren oder Dienstleistungen aufrechtzuerhalten.

8- Aufmerksamkeit erregen

In einem Büro muss auch das Telefon beantwortet werden, da dies ein Kommunikationsmittel mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern selbst ist.

Obwohl es eine einfache Aufgabe zu sein scheint, erfordert es ein bestimmtes Protokoll, da es die Stimme sein kann, die jemand außerhalb des Unternehmens mit seinem Image verbindet. Daher ist es wichtig, dass die Regeln der Höflichkeit eingehalten werden, ein institutioneller Ton beibehalten wird, die Lautstärke und das verwendete Vokabular moderat sind.

Eine weitere wichtige Information, die bei der Ausführung dieser Funktion manchmal übersehen wird, besteht darin, so viele Daten wie möglich über die Person auf der anderen Seite des Telefons aufzuschreiben. Dadurch wird die Kontaktdatenbank des Unternehmens gespeist und Sie können die während des Telefongesprächs erörterte Angelegenheit korrekt verfolgen.

9- Dateiorganisation

Die meisten Aufgaben, die in einem Büro ausgeführt werden, generieren ein Dokument: Rechnungen, Notizen, Protokolle, Protokolle, Verkaufsberichte usw.

In digitaler Form oder auf Papier handelt es sich um eine Informationsmenge, bei der jemand für die Katalogisierung, Archivierung und Sicherung der Informationen entsprechend ihrer Bedeutung für das Unternehmen verantwortlich sein muss.

Genau dieser letzte Punkt, der Schutz von Informationen, ist für viele Unternehmen zu einem Problem geworden, weshalb immer mehr Tools, Protokolle und Verfahren auftauchen, die Sicherheit bei der Datei- und Datenübertragung bieten. sensible Daten in einer Organisation.

In einigen Fällen werden externe Festplatten verwendet, während in anderen Fällen spezielle Server für diese Fälle oder Speicherplattformen in der "Cloud" wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder Apple iCloud vorhanden sind.

10- Verteilung der Post des Unternehmens

Eine Aufgabe, die, obwohl sie keine sehr hohe akademische Ausbildung erfordert, eine gute Organisation, Verantwortung und ein Gefühl der Dringlichkeit erfordert, ist die Verteilung der Korrespondenz innerhalb des Büros.

Eine Entwurfsskizze, die von der Bank gesendete Kreditkarte, die Rechnungen eines Lieferanten oder das Antwortschreiben einer staatlichen Stelle sind einige der Dokumente, auf die ein Mitarbeiter möglicherweise wartet und auf die viele andere Prozesse innerhalb des Unternehmens warten des Unternehmens.

11- Kundendienst

Diese Funktion besteht darin, Kunden mit Fragen oder Beschwerden zu den vom Unternehmen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen physisch zu bedienen.

12- Drucken und Kopieren von Dokumenten

Es besteht aus dem Drucken der Dokumente, die physisch aufbewahrt werden müssen, oder dem Erstellen von Kopien derjenigen, die doppelt aufbewahrt oder an die Mitarbeiter des Unternehmens geliefert werden müssen.

13- Kandidateninterviews

Dies ist eine der Aufgaben des Personalauswahlprozesses. Sie können einzeln oder in Gruppen durchgeführt werden, dh mit Schwerpunkt auf einem einzelnen Kandidaten oder auf mehreren.

14- Kauf von Zubehör und Büromaterial

Büromaterial ist für die Effizienz von entscheidender Bedeutung. Schreibwaren, Druckertinte, Verpackung oder Papier sollten immer verfügbar sein, daher sollte jemand für deren Verwaltung verantwortlich sein.

15- Verwaltungsfunktionen

Verwaltungsverfahren sind für ein Unternehmen unerlässlich, um Stabilität zu gewährleisten und Geschäftserfolg zu erzielen. Das Bewusstsein für rechtliche Fragen, Papierkram und andere bürokratische Systeme sind einige dieser Funktionen.

Verweise

1. Audra Bianca (s / w). Tipps zur Organisation und Planung von Büros. Wiederhergestellt von: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 Büroaufgaben, die Sie automatisieren können und sollten. Wiederhergestellt von: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Wie viele Stunden Ihres Lebens haben Sie mit geschäftlichen E-Mails verschwendet? Probieren Sie unseren deprimierenden Taschenrechner. Wiederhergestellt von: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste der Jobs, die in einem Büro arbeiten. Wiederhergestellt von: work.chron.com.
5. Was macht ein Büroassistent? Von learn.org wiederhergestellt.
6. Was genau machen Menschen in Bürojobs? Wiederhergestellt von: reddit.com.