SCHRIFTLICHE KOMMUNIKATION: MERKMALE, TYPEN, ELEMENTE - LITERATUR - 2025

Die schriftliche Kommunikation ist jede Art von Interaktion, bei der der geschriebene Code verwendet wird. Obwohl es auf demselben sprachlichen System der Oralität basiert, sind seine Eigenschaften unterschiedlich. Daher ist die Schriftform im Gegensatz zu anderen völlig konventionell. Dies muss definierten Mustern gemäß den von der Sprache festgelegten Regeln folgen.

Andererseits ist schriftliche Kommunikation die häufigste Form der formalen Kommunikation zwischen Menschen und erfüllt soziale Funktionen verschiedener Art. Unter seinen Verwendungszwecken wird es sehr häufig verwendet, um verschiedene Arten von Ereignissen zu dokumentieren und zwischenmenschliche Interaktionen durchzuführen.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist, dass Sender und Empfänger nicht gleichzeitig und räumlich anwesend sein müssen. Daher wird die Nachricht faul empfangen und die Interaktion zwischen dem Schreiber (Absender) und dem Leser (Empfänger) ist sehr begrenzt.

Andererseits ist schriftliche Kommunikation im Wesentlichen eine kreative Aktivität, die bewusste Anstrengung erfordert. Diese Anstrengung kommt von den Reizen, die der Geist erzeugt.

Darin unterscheidet es sich von der oralen, bei der sie von sensorischen Rezeptoren von außen aufgenommen werden. Diejenigen des Schreibens hingegen stammen aus der inneren intellektuellen Aktivität.

Eigenschaften

Verzögerter Empfang der Nachricht

Eine der Eigenschaften der schriftlichen Kommunikation hängt mit dem Zeitfaktor zusammen. In einer persönlichen Kommunikationssituation werden die verschlüsselten Nachrichten des Absenders sofort vom Empfänger empfangen.

In einer schriftlichen Mitteilung gibt es jedoch immer eine Verzögerung. Im Allgemeinen gibt es keine feste Frist für diese Verzögerung.

Begrenzte Zyklen

Der Kommunikationszyklus umfasst vier grundlegende Kommunikationselemente: den Absender, die Nachricht zusammen mit dem Kommunikationskanal, den Empfänger und die Antwort oder Reaktion. Da der Empfang der Nachricht verzögert erfolgt, ist der Zyklus der schriftlichen Kommunikation eingeschränkter.

Aufgrund neuer Fortschritte bei Kommunikation und Information ermöglichen viele Kanäle jedoch, dass der letzte Schritt des Zyklus (Feedback oder Antwort) fast zur gleichen Zeit wie bei der persönlichen Kommunikation abgeschlossen wird. Ein Beispiel hierfür sind Instant Messaging-Dienste.

Wenig Platz für Redundanz

Die schriftliche Aufzeichnung begrenzt die Möglichkeit der Redundanz. In der mündlichen Kommunikation unterstützen Gesten und paraverbale Elemente - wie die Intonation - die verbale Sprache.

Dies ist bei schriftlicher Kommunikation nicht der Fall. Aus diesem Grund ist die Nachfrage höher, was den Emittenten dazu zwingt, die Wörter genauer zu verwenden.

In der Tat hat schriftliche Kommunikation einen hohen sozialen Wert. Diese Einschätzung nimmt mit der Wiederholung von Wörtern und der Verwendung derselben syntaktischen Muster ab. Hier herrschen Originalität und sogar formale Innovation.

Vorausplanung

Im Allgemeinen ist schriftliche Kommunikation keine spontane Handlung. Schreiben erfüllt oft eine Reihe von Bedingungen oder Anforderungen. Wenn eine effektive Kommunikation angestrebt wird, muss unter anderem der Inhalt der gesamten Nachricht und ihre interne Artikulation klar sein.

Dazu muss der Emittent über ein Textorganisationsschema verfügen. Im Verlauf des Textes werden alle Elemente der Nachricht verkettet, bis relevante Ideen mit Bedeutung erhalten werden.

Typen

Was die Arten der schriftlichen Kommunikation betrifft, so gibt es so viele wie die vielfältigen und vielfältigen Bereiche menschlichen Handelns. Auf diese Weise verschwinden jedes Mal einige (Telegramme) und andere (z. B. E-Mail). Nur einige davon werden nachstehend beschrieben.

Memos

Ein Memo ist ein beliebtes Mittel zur internen schriftlichen Kommunikation zwischen Mitgliedern einer Organisation. Es handelt sich um ein kurzes Briefformular mit minimalen Höflichkeitsformen und sofortigem Zugriff auf den spezifischen Betreff der Nachricht.

Bei dieser Art der Kommunikation gibt es im Allgemeinen vordefinierte Formate. Die wichtigste Regel, die eingehalten werden muss, ist der korrekte Wortlaut sowie der persönliche und hierarchische Respekt. Die Art zu schreiben muss direkt und ohne jegliche Vertrautheit sein.

Berichte

Berichte sind eine andere Art der schriftlichen Kommunikation. Sie können für kommerzielle, pädagogische, rechtliche oder wissenschaftliche Zwecke verwendet werden.

Je nach Art und Zweck des Berichts sind möglicherweise bereits Formate festgelegt. Im Allgemeinen sollte ein Bericht jedoch eine kurze Einführung, wichtige Ziele und Ergebnisse enthalten.

In einigen Fällen sind Grafiken und Tabellen enthalten, um das Verständnis der Ergebnisse zu erleichtern. Ebenso enthalten viele Berichte eine Liste von Empfehlungen.

Broschüren

Broschüren sind Veröffentlichungen, in denen Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren. Sie werden auch bereitgestellt, um Vertriebsmitarbeiter bei ihren Kundenbesuchen zu unterstützen.

Unternehmen produzieren Broschüren in vielen Formen und Größen. Einige Broschüren haben die Größe eines Buchstabens, während andere in zwei oder drei Abschnitten gefaltet sind.

Auf der anderen Seite zeichnen sie sich dadurch aus, dass sie sehr farbenfroh sind und eine Fülle von Bildern in ihren Hauptprodukten oder -dienstleistungen enthalten. Die Texte sind wenige und mit viel Leerraum versehen, so dass die Broschüre leicht gelesen werden kann.

E-Mails

E-Mails sind derzeit eine sehr verbreitete Form der Kommunikation. Sie werden verwendet, um Dokumente zu senden, Besprechungen zu organisieren, Termine zu bestätigen und Bewerber zu kontaktieren. Darüber hinaus werden sie zur Behandlung persönlicher Angelegenheiten eingesetzt.

Trotz ihrer relativen Informalität müssen E-Mails bestimmten herkömmlichen Regeln folgen. Zu diesem Zweck weist sein Format Leerzeichen für Absender, Empfänger, Betreff und ein Leerzeichen zu, in das die Nachricht geschrieben werden muss.

Selbst wenn sie für nichtkommerzielle Zwecke verwendet werden, müssen bestimmte Konventionen befolgt werden, um negative Reaktionen zu vermeiden. Unter ihnen können wir das korrekte Schreiben von Namen und Titeln, die richtige Verwendung von Satzzeichen und die korrekte Konformation von Sätzen und Absätzen erwähnen.

Vorschläge

Vorschläge sind Dokumente, die zukünftige Projekte beschreiben. Diese sind normalerweise nur ein oder zwei Seiten lang. Dazu gehören die damit verbundenen Kosten für jede spezifische Aufgabe des Projekts.

Andere Kosten, die nicht direkt für das Projekt anfallen, können unter anderem Druck-, Porto- und Postkosten enthalten.

Briefe

Briefe sind eine der ältesten Formen der schriftlichen Kommunikation. Der Betreff der Briefe kann persönlich oder geschäftlich sein. Vor dem Aufkommen elektronischer Formulare waren diese ein sehr beliebtes Kommunikationsmittel. Wie in E-Mails wurden kommerziell nüchterne Formen der Höflichkeit und prägnante Nachrichten verwendet.

Die persönlichen Briefe zeigten jedoch weniger Konventionalität in ihrem Schreiben. Kostenlose Behandlungen waren minimal. Die Entwicklung des Themas lag im Ermessen des Absenders und Empfängers der Nachricht. Die Anzahl der Seiten war durch die Kapazität beider begrenzt. Diese wurden nach und nach durch elektronische Nachrichten ersetzt.

Telegramme

Das Telegramm ist eine kurze, vereinfachte Version eines Briefes. Hier werden Höflichkeitsformeln auf ein Minimum beschränkt und manchmal weggelassen. Der Text der Nachricht wird so geschrieben, dass so viele Wörter wie möglich weggelassen werden und das Minimum eingehalten wird, das erforderlich ist, um einen Sinn daraus zu ziehen.

Außerdem waren die Formen der Höflichkeit im Allgemeinen Standard- und Kurzformen (Herr für Herrn, Frau, für Frau und dergleichen). Wie in Briefen hat seine Verwendung mit der Weiterentwicklung elektronischer Medien abgenommen.

Faxe

Dies war der wegweisende Weg, schriftliche Nachrichten elektronisch zu übermitteln. Obwohl sowohl das Schreiben als auch das Lesen auf schriftlichem Papier erfolgte, erfolgte die Übermittlung auf elektronischem Wege. Die Nutzung ist aufgrund der zunehmenden Nutzung elektronischer Medien zurückgegangen.

Elemente der schriftlichen Kommunikation

Im Allgemeinen werden die drei Hauptelemente der schriftlichen Kommunikation als Struktur (Form des Inhalts), Stil (Schreiben) und Inhalt (Thema) betrachtet.

In Bezug auf die Struktur hilft es den Lesern, das Thema zu verstehen. Aus diesem Grund wird empfohlen, sich vor dem Schreiben über die Zwecke zu informieren.

In Bezug auf den Stil bezieht sich dies in erster Linie auf den Emittenten. Es ist jedoch auch wichtig, die potenziellen Empfänger des schriftlichen Materials zu berücksichtigen. Manchmal ist die Verwendung kurzer Sätze oder Absätze mit einem einfachen Wortschatz erforderlich. Manchmal muss die Nachricht etwas länger und ausführlicher sein.

Schließlich kann es thematisch sehr unterschiedlich sein. Alle Bereiche der menschlichen Interaktion können Gegenstand einer schriftlichen Mitteilung sein. Dies umfasst alles von wissenschaftlich bis persönlich, durch Gesetze und Verfahren.

Vorteil

Dauerhaftigkeit in der Zeit

Schriftliche Kommunikation ist ein permanentes Informationsmittel. Daher ist es nützlich, wenn Aufzeichnungen erforderlich sind. Ebenso ist es sehr wichtig für die korrekte Übertragung von Verantwortlichkeiten und für die Festlegung von Regeln und Verfahren. Andererseits ermöglicht es die wiederholte Abfrage von Nachrichten.

Kontrollmechanismus

Aufgrund der Möglichkeit der zeitlichen Beständigkeit ist die schriftliche Kommunikation ideal als Kontrollinstrument. Kontroll- oder Ergebnisblätter, Gesetze, Vereinbarungen usw. sind die Dokumente, die am häufigsten über diese Art der Kommunikation verarbeitet werden.

Erhaltung

Schriftliche Kommunikation hat einen hohen Erhaltungsgrad. Dies ermöglicht es, sicher und langlebig zu sein. Der technologische Fortschritt hat andere Mittel zur Aufbewahrung von Informationen ermöglicht. Das ursprüngliche schriftliche Dokument bleibt jedoch bis heute der endgültige Beweis seiner Existenz und Originalität.

Höheres Reflexionsniveau

Menschen, die dieses Medium effizient nutzen, reflektieren vor dem Schreiben. Dem Schreiben einer Nachricht geht immer ein Denkprozess und eine Definition dessen voraus, was Sie ausdrücken möchten. Sogar das Schreiben selbst ist ein reflektierender Prozess. Daher ist dieser Kommunikationsmodus ideal für die Übertragung von Genauigkeit und Präzision.

Geringere Wahrscheinlichkeit von Verzerrungen und Interpretationen

In Nachrichten, die mittels schriftlicher Kommunikation übertragen werden, besteht weniger die Möglichkeit einer Verzerrung. In diesem Kommunikationssystem werden die Informationen permanent aufgezeichnet und können jederzeit überprüft werden. Somit besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit einer Informationsverzerrung oder -änderung.

Andererseits besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass die Nachrichten falsch interpretiert werden. Im Zweifelsfall kann die Nachricht so oft wie nötig erneut gelesen werden, bis sie vollständig verstanden ist.

Ebenso kann die Geschwindigkeit des Lesens oder erneuten Lesens an den Grad des Verständnisses des Empfängers der Nachricht angepasst werden. Auf diese Weise kann garantiert werden, dass die Nachricht wie gewünscht ankommt, wenn sowohl der Sender als auch der Empfänger dieselben Codes verarbeiten.

Nachteile

Kosten

Schriftliche Kommunikation ist nicht wirtschaftlich. Es gibt Kosten im Zusammenhang mit dem Material (unter anderem Papier und Tinte) und dem Arbeitsaufwand für das Schreiben und Liefern der Schriften. Diese Kosten können sich abhängig von der physischen Entfernung zwischen Sender und Empfänger erhöhen.

Fähigkeit zum effektiven Verständnis

Die Verwendung schriftlicher Kommunikation erfordert große Fähigkeiten und Kompetenzen im Umgang mit Sprache und Vokabeln. Der Mangel an Schreibfähigkeiten und die schlechte Qualität der Texte wirken sich negativ auf die Botschaft aus und gefährden deren effektives Verständnis.

Feedback

Die Rückmeldung der Nachricht in schriftlicher Mitteilung erfolgt nicht sofort. Bei dieser Art der Kommunikation ist der Codierungs- und Decodierungsprozess langsam.

Je nach verwendetem Code kann das Verständnis länger dauern als gewünscht. In jedem Fall erfolgt die Rückmeldung nach Belieben des Empfängers der Nachricht, nicht des Absenders.

Schwierigkeit, Emotionalität auszudrücken

Als reflektierendes Medium ist es schwieriger, Emotionalität in schriftlicher Kommunikation auszudrücken. Tatsächlich verwenden die Dichter und Künstler, die dieses Medium verwenden, um Schönheit und Emotionen auszudrücken, Techniken, die schwer zu handhaben sind. In einigen Fällen sind sie erfolgreich, in anderen Fällen erfüllen sie nicht das Ziel, die Emotionalität des Künstlers zu vermitteln.

Diese Art der Kommunikation ist als kalt, unpersönlich bekannt und steht im Gegensatz zu anderen Kommunikationsformen, die verbale und gestische Merkmale umfassen können. Aus diesem Grund wird es häufiger bei der Übermittlung von Informationen verwendet, bei denen die Richtigkeit der Fakten wichtig ist.

Verzögerte oder unsichere Bestätigung

Die schriftliche Kommunikationsmethode macht es schwierig, den Empfang der Nachricht sofort zu bestätigen. In einigen Fällen kann nicht einmal festgestellt werden, ob die Nachricht den beabsichtigten Empfänger erreicht hat.

Mangel an Flexibilität

Mangelnde Flexibilität ist ein weiterer Nachteil der schriftlichen Kommunikation. Sobald eine Originalnachricht ausgegeben wurde, besteht keine Möglichkeit für eine schnelle Inhaltskorrektur.

Erforderliche Änderungen müssen vom Empfänger der Nachricht bestätigt werden. Ebenso wirkt sich jede Korrektur, auch nur teilweise, auf die gesamte Nachricht aus.

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