INVENTARSYSTEM: TYPEN, METHODEN UND BEISPIELE - DUDAS - 2025

Das Inventarsystem ist ein Überwachungssystem, das über die Menge der verfügbaren Rohstoffe, Vorräte oder Fertigprodukte berichtet. Es stellt sicher, dass die richtige Menge an Materialien mit der richtigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Dieses System wird jedes Mal aktualisiert, wenn ein Artikel verkauft oder Rohstoffe zur Herstellung eines Produkts verwendet werden, um zu wissen, was für den nächsten Tag verfügbar ist. Außerdem können Sie Produkte im Voraus bestellen, um jederzeit alles zu haben, was Sie benötigen.

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Wenn Menschen an ein Inventarsystem denken, ist es üblich, es mit dem Einzelhandel in Verbindung zu bringen. Obwohl Geschäfte ein effektives Inventarsystem benötigen, um erfolgreich zu arbeiten, wird es auch in vielen anderen Arten von Unternehmen eingesetzt, z. B. in der Fertigung, in Versorgungsunternehmen, im Gesundheitswesen, in der Regierung und im Bildungswesen.

Als Teil der Lieferkette umfasst das Inventarsystem Aspekte wie die Kontrolle und Überwachung von Einkäufen (sowohl von Lieferanten als auch von Kunden), die Aufrechterhaltung der Lagerhaltung und die Kontrolle der Menge der zum Verkauf stehenden Produkte und die Erfüllung von Aufträgen.

Bedeutung

Ein effektives Inventarsystem ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Einzelhandels- oder Produktionsbetriebs. Sein Hauptzweck ist es, die physische Anzahl der im Lager gelagerten Produkte, Vorräte und Materialien genau zu halten.

Einige der wichtigsten Elemente eines gut entwickelten Systems sind Artikelbeschreibungen, ein Nummerierungssystem, die Standardisierung von Maßeinheiten und eine genaue Artikelkennzeichnung.

Einmal eingerichtet, kann das Inventarsystem zur Kontrolle und Wartung gelagerter Waren verwendet werden, um sicherzustellen, dass das Inventar nicht durch Verderb oder Diebstahl verloren geht.

Zu wissen, wann nachbestellt werden muss, wie viel bestellt werden muss, wo Inventar gelagert werden muss usw. kann schnell zu einem komplizierten Prozess werden. Infolgedessen benötigen viele Unternehmen eine Bestandsverwaltungssoftware oder ein Bestandsverwaltungssystem mit größeren Funktionen als einfache Datenbanken und manuelle Formeln.

Dies ist entscheidend für die Kontrolle der Einkaufskosten und die Erreichung der Kundendienstziele. Während die Bestandsverwaltungssoftware ein nützliches Verwaltungswerkzeug ist, liegt der Schlüssel zu einem guten System in der Robustheit der erstellten Verfahren.

Was ist ein Bestandskontrollsystem?

Ein Bestandskontrollsystem bezieht sich auf die Strategien, mit denen Unternehmen sicherstellen, dass sie über ausreichende Rohstoffvorräte für die Produktion und Fertigprodukte zum Verkauf verfügen und gleichzeitig die Bestandskosten minimieren.

Das Speichern von überschüssigem Inventar ist kostspielig, da der in Produkte investierte Platz und die finanziellen Ressourcen in anderen Bereichen häufig besser genutzt werden können.

Gleichzeitig können geringe Lagerbestände zu kostspieligen Produktionsstillständen oder Verzögerungen bei der Auftragserfüllung führen. Bestandskontrollsysteme helfen Unternehmen dabei, das empfindliche Gleichgewicht zwischen zu wenig und zu viel Lagerbestand zu finden.

Wofür ist das?

Bestandskontrollsysteme helfen dabei, den Bestand zu verfolgen und die Daten bereitzustellen, die zur Steuerung und Verwaltung erforderlich sind.

Es handelt sich um eine Technologielösung, die alle Aspekte der Bestandsaktivitäten eines Unternehmens integriert, einschließlich Versand, Einkauf, Empfang, Lagerung, Umsatz, Nachverfolgung und Reorganisation.

Ein gutes Bestandskontrollsystem erreicht all dies, indem es einen ganzheitlichen Bestandsansatz verfolgt und es Unternehmen ermöglicht, Verfahren anzuwenden, die die Produktivität und Effizienz in der gesamten Lieferkette optimieren.

Andererseits wird das richtige Inventar an den richtigen Orten geführt, um die Kundenerwartungen zu erfüllen.

Stellen Sie unabhängig von der Art des von Ihnen ausgewählten Bestandskontrollsystems sicher, dass es ein System zur Identifizierung von Bestandsartikeln und deren Informationen, einschließlich Barcode-Etiketten, enthält.

Es ist auch wichtig, dass es Hardwaretools zum Scannen von Barcode-Etiketten, eine zentrale Datenbank für das gesamte Inventar sowie die Möglichkeit zur Analyse von Daten, zur Erstellung von Berichten und zur Prognose des Bedarfs enthält.

Inventarstrategien

Geeignete Bestandsverwaltungsstrategien variieren je nach Branche. In einem Öldepot können große Mengen an Inventar über lange Zeiträume gelagert werden, sodass Sie warten können, bis sich die Nachfrage erholt hat.

Während die Lagerung von Öl teuer und schwierig ist, besteht kein Risiko, dass der Lagerbestand schlecht wird oder nicht den Spezifikationen entspricht.

Für Unternehmen, die mit verderblichen Waren oder Produkten handeln, deren Nachfrage äußerst zeitkritisch ist, ist es jedoch keine Option, Lagerbestände aufzubauen. Eine falsche Einschätzung des Zeitpunkts oder der Menge der Bestellungen kann sehr kostspielig sein.

Typen

-Perpetual Inventory System

Mit einem fortwährenden Inventarsystem werden Inventardatensätze kontinuierlich aktualisiert, wobei Hinzufügungen und Abzüge gezählt werden, wenn Inventargegenstände empfangen, verkauft, von einem Ort an einen anderen verschoben, für den Verbrauch ausgewählt und verworfen werden.

Einige Unternehmen bevorzugen diesen Systemtyp, da er aktuelle Inventarinformationen bereitstellt und die Anzahl der physischen Inventare besser verwaltet.

Das ewige Inventarsystem wird auch für die Nachverfolgung des Inventars bevorzugt, da es bei ordnungsgemäßer Verwaltung kontinuierlich genaue Ergebnisse liefert.

Diese Art von System funktioniert am besten, wenn zusammen mit dem Lagerbestand eine Datenbank mit Bestandsmengen und Regalpositionen verwendet wird, die von Mitarbeitern mithilfe von Barcode-Scannern in Echtzeit aktualisiert werden.

Herausforderungen zu bewältigen

Mit diesem Systemtyp sind einige Herausforderungen verbunden. Erstens kann dieses System nicht manuell gewartet werden und erfordert spezielle Geräte und Software, was zu höheren Implementierungskosten führt, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Lagern.

Wiederholte Aktualisierungen und Wartungen sind für das ewige Inventarsystem erforderlich, was ebenfalls teuer sein kann.

Eine weitere Herausforderung bei der Verwendung dieses Systemtyps besteht darin, dass das aufgezeichnete Inventar im Laufe der Zeit möglicherweise nicht das tatsächliche Inventar widerspiegelt, da keine häufigen Inventurzählungen verwendet werden.

Das Ergebnis ist, dass Inventardatensätze von Fehlern, gestohlenen Gegenständen oder nicht ordnungsgemäß gescannten Gegenständen betroffen sind, was dazu führt, dass sie nicht mit der Anzahl der physischen Bestände übereinstimmen.

-Regulares Inventarsystem

Das periodische Inventarsystem verfolgt den Inventar nicht kontinuierlich, sondern ermöglicht es Unternehmen, den Anfangs- und Endbestand über einen bestimmten Zeitraum zu ermitteln.

Dieses System verfolgt das Inventar anhand physischer Zählungen. Wenn die Inventur abgeschlossen ist, wird der Saldo im Einkaufskonto dem Inventarkonto hinzugefügt und an die Kosten des Endbestands angepasst.

Unternehmen können wählen, ob die Kosten für das Beenden des Bestands mithilfe von LIFO, FIFO oder einer anderen Methode der Bestandsbuchhaltung berechnet werden sollen, wobei zu berücksichtigen ist, dass der Beginn des Bestands den Bestand aus der vorherigen Periode beendet.

Die Verwendung eines periodischen Inventarsystems hat auch einige Nachteile. Erstens werden die normalen Geschäftsaktivitäten fast eingestellt, während die Inventur abgeschlossen ist. Infolgedessen können Mitarbeiter aus zeitlichen Gründen in Eile physische Zählungen durchführen.

Fehler und Betrug können in diesem System häufiger auftreten, da keine kontinuierliche Kontrolle über das Inventar besteht. Es wird auch schwieriger zu identifizieren, wo Diskrepanzen bei der Bestandszählung auftreten, da zwischen den Zählungen viel Zeit vergeht.

Wie implementiere ich ein Inventarsystem in einem Unternehmen?

-Entwickeln Sie ein Speichersystem

Produkte organisieren

Das erste ist, Ihre gelagerten Produkte so zu organisieren, dass Sie leicht auf jeden Artikel in Ihrem Inventar zugreifen und ihn zählen können. Es ist notwendig, alles zu kennzeichnen, damit es leicht erkannt und die Materialien an der richtigen Stelle platziert werden können.

Die Wirksamkeit des Inventarsystems hängt weitgehend von der Genauigkeit der Zählung der zu inventarisierenden Artikel ab. Eine falsche Zählung kann zu Buchhaltungsdiskrepanzen führen, zu Überbestellungen und Überproduktion führen.

Lagerungssansprüche

Als nächstes müssen die physischen Abmessungen berechnet werden, die zum Speichern des Inventars erforderlich sind. Dies kann ein ganzes Lager oder ein kleiner Schrank sein, abhängig von der Größe der Produkte oder Materialien und dem Umsatzvolumen.

Alle für die Lagerung erforderlichen besonderen Bedingungen wie Temperatur- oder Feuchtigkeitskontrolle sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Das Inventar muss effizient platziert werden, um die Verwaltung zu verbessern. Jeder Artikel sollte so angeordnet sein, dass derjenige mit dem höchsten Umsatz am leichtesten zugänglich ist.

Es sollte auch erwogen werden, veraltete Artikel zu entsorgen, die nur selten verkauft werden.

Betrachten Sie ein Barcode-System

Wenn Sie über eine große Menge an Inventar verfügen, benötigen Sie eine Möglichkeit, die Artikel zu verfolgen. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist über ein Barcode-System. Wenn Sie nur wenige Arten von Elementen haben, können Sie ein visuelles System verwenden.

- Inventur machen

Arbeiter ausbilden

Die Personen, die am Inventar arbeiten, sind der kritischste Aspekt des Systems. Wenn sie nicht geschult sind oder nicht sicher sind, wer Maßnahmen ergreifen soll, leidet die Effizienz und Genauigkeit des Managements.

Die Mitarbeiter sollten in allen Aspekten des Inventarsystems geschult sein, z. B. was an jedem Punkt zu tun ist, wer es tun sollte und wie es dokumentiert werden sollte.

Führen Sie regelmäßige Zählungen durch

Die Häufigkeit, mit der das Inventar erstellt wird, hat einen erheblichen Einfluss auf die Genauigkeit des Inventarsystems. Einige Betriebsarten erfordern häufigere Bestandsintervalle als andere.

Es ist wichtig, sich zuerst auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Sie können beispielsweise Artikel mit hoher Priorität als solche festlegen, die 80% des Umsatzes ausmachen. Anschließend können Kategorien mit mittlerer und niedriger Priorität für Artikel mit weniger Umsatz erstellt werden. So vermeiden Sie Zeitverschwendung beim Zählen von Artikeln mit geringem Umsatz.

- Bestände abgleichen

Passen Sie die Daten an

Der Lagerbestand muss aufgrund von Diebstahl, Veralterung, Verschlechterung oder Beschädigung angepasst werden. Die Bestandsreduzierung erklärt den Unterschied zwischen der Anzahl der physischen Bestände und dem in den Büchern erfassten Bestand.

Separate Funktionen

Die Bestandsverwaltung erfordert sowohl eine physische Bestandsverwaltung wie das Zählen und Verschieben von Beständen als auch administrative Aufgaben wie das Einreichen der entsprechenden Dokumentation und Buchhaltung.

Diese beiden Funktionen sollten von verschiedenen Abteilungen ausgeführt werden, um das Diebstahlrisiko zu verringern.

-Verbessern Sie die Bestandsverwaltung

Lagerbestände optimieren

Die Lagerbestände müssen auf dem richtigen Niveau gehalten werden, um die Gewinne zu maximieren und Verluste zu reduzieren.

Wenn Sie zu viel Inventar führen, steigt das Risiko von Veralterung, Beschädigung und Verderb. Wenn Sie nicht genug Inventar aufbewahren, verlieren Sie Verkaufschancen.

Software bereitstellen

Obwohl die Verwendung einer Tabelle für kleine Unternehmen funktionieren kann, benötigen große Unternehmen eine Bestandsverwaltungssoftware.

Das System kann in andere Unternehmenssoftware integriert werden, um ein integriertes System zu erstellen und den Betrieb zu automatisieren.

Methoden und Werkzeuge zur Bestandskontrolle

ABC-Bestandskontrolle

Es ist nicht wünschenswert, über alle Inventargegenstände den gleichen Grad an Kontrolle zu haben, da jeder auf der Grundlage seines jährlichen Verbrauchswerts variiert.

Daher wird diese Methode der Bestandskontrolle verwendet, um die Wichtigkeit jedes Artikels im Bestand gemäß seinem jährlichen Verbrauchswert zu bestimmen. Sie werden als A, B und C klassifiziert.

Hochwertige Artikel werden als "A" klassifiziert. Sie machen in der Regel 15 bis 25% der Inventargegenstände aus, was 75 bis 80% des jährlichen Verbrauchswerts entspricht. Diese Gegenstände müssen streng kontrolliert werden.

Die Kategorie "B" besteht aus Artikeln mit einem niedrigeren Verbraucherwert. Es besteht aus 20% -30% der Inventargegenstände, was 10% -15% des jährlichen Verbrauchswerts entspricht. Diese Gegenstände müssen angemessen kontrolliert werden.

Weniger wichtige Gegenstände im Inventar werden als "C" klassifiziert. Es besteht zu 45% -65% aus Inventargegenständen, was 5% -15% des jährlichen Verbrauchswerts entspricht. Aufgrund des geringen Wertes dieser Gegenstände bleibt wenig Kontrolle über sie.

Drei-Tablett-Methode

Es basiert auf dem Konzept des Kanban-Systems japanischer Hersteller, das die Lieferung von Artikeln mithilfe einer Karte mit einer Reihe von Spezifikationen regelt.

Arbeitsplätze zeigen diese Karte an, wenn sie Inventar aus Vorratsschalen ziehen möchten.

Alle drei Tabletts, eines im Werk, eines im Lager und das dritte im Werk des Lieferanten, sind gut mit einer Kanban-Karte ausgestattet, um die Lagerbewegung zu verfolgen.

Nachdem das Inventar aus dem Fach auf dem Werksgelände verwendet wurde, wird es aus dem Ablagefach wieder aufgefüllt. Anschließend wird das Lagerfach an den Lieferanten gesendet, um aus dem reservierten Bestand gefüllt zu werden. Der Lieferant wird sofort mehr Inventar herstellen, um seinen leeren Behälter zu füllen.

Gerade rechtzeitig

Es ist eine Methode, bei der Materialien einige Stunden vor ihrer Verwendung erfasst werden. Es wird von Unternehmen angewendet, um unnötige Lagerbestände zu reduzieren, falls die Nachfrage geringer ist als der geplante Lagerbestand.

Ziel dieser Methode ist es, den Lagerumschlag zu steigern und die Kosten für die Lagerwartung zu senken.

Daher entfällt die Notwendigkeit, große Lagerbestände zu führen. Um die Vorteile dieser Methode nutzen zu können, muss zwischen der Materiallieferung und dem Herstellungszyklus ein angemessener Zeitpunkt liegen.

Computergestütztes System

Dieses Tool integriert alle Funktionen der Bestandsverwaltung in einem einzigen System. Mit einer solchen Software kann ein Unternehmen den Lagerbestand kontrollieren, indem es die Lagerbestände automatisch aktualisiert, Abhebungen aufzeichnet und Salden überprüft.

Ihre Vorteile können maximiert werden, wenn Sie Ihr Bestandskontrollsystem in andere Systeme wie Buchhaltung und Vertrieb integrieren, mit denen Sie den Lagerbestand besser kontrollieren können.

Feste Bestellmenge

Bei dieser Methode werden die maximalen und minimalen Lagerbestände festgelegt. Die festgelegte maximale Lagerbestandsmenge kann automatisch wieder aufgefüllt werden, wenn der Lagerbestand den festgelegten Mindestbestand oder Nachbestellpunkt erreicht.

Das Unternehmen muss die maximale und minimale Lagerkapazität entsprechend dem Lagerraum und der Verkaufstrend festlegen.

Diese Methode hilft, Nachbestellungsfehler zu reduzieren und die Speicherkapazität effizient zu verwalten.

Beispiele

NetSuite ERP

Dieses System verfügt über eine Bestandskontrolle, unabhängig von Volumen oder Standort. Damit können Sie die Erwartungen des Kundendienstes erfüllen oder Arbeitsaufträge an das Lager liefern.

Mithilfe der integrierten Tools und Funktionen kann der Lagerbestand über mehrere Standorte hinweg verfolgt sowie Bestellungen und Sicherheitsbestände überwacht werden.

Die Lösung wurde für mittlere und große Unternehmen entwickelt und stellt sicher, dass Sie jederzeit über ein großes Inventar verfügen, um die Auftragsanforderungen zu erfüllen.

Zoho Inventar

Was Sie an diesem Bestandsverwaltungssystem sofort zu schätzen wissen, ist, dass es Teil der Zoho-Suite von Business-Produktivitätsanwendungen ist, einer der am häufigsten verwendeten Marken für Unternehmenssoftware.

Der große Vorteil von Zoho Inventory gegenüber anderen Systemen ist die Kompatibilität mit anderen Zoho-Produktivitätsanwendungen, die eine stabile Datenmigration zwischen Zoho-Produkten ermöglicht.

Dies bedeutet, dass Sie Inventar, Vertrieb, Personal und Kundenbeziehungen auf einer einzigen Plattform verwalten können.

QuickBooks

Während QuickBooks vielen als hervorragende Buchhaltungssoftware bekannt ist, kann sein Bestandsverwaltungstool mit den besten Bestandsverwaltungstools auf dem Markt mithalten.

In Anbetracht der Tatsache, dass Unternehmen Artikel oder Dienstleistungen verkaufen, ist es sinnvoll, dass eine Buchhaltungssoftwarelösung möglicherweise alle diese Artikel verwalten kann.

Erstens kümmert sich QuickBooks um die Aktualisierung der Lagerbestandsmengen, die gekauft oder verkauft werden. Eine schnelle Ansicht dieser Funktion sollte es Ihnen ermöglichen, leicht zu erkennen, was verkauft wird, und dann zu sagen, was nachbestellt werden muss.

Während Sie sich anderen Aufgaben widmen, arbeitet QuickBooks im Hintergrund, um Inventarwerte in die Bilanz aufzunehmen.

Verweise

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