- Eigenschaften
- Bestandsunterschiede
- Kosten der verkauften Ware
- Einkäufe
- Verfolgung von Transaktionen
- Vorteile und Nachteile
- Vorteil
- Nachteile
- Beispiel
- Verweise
Das ewige Inventarsystem ist eine Methode zur Bilanzierung von Inventar, bei der der Verkauf oder Kauf von Inventar sofort mithilfe computergestützter POS- oder Auftragserfassungssysteme und Enterprise Asset Management-Software erfasst wird.
Das permanente Inventar bietet eine sehr detaillierte Ansicht der Inventaränderungen mit einem sofortigen Bericht über die Menge des Inventars im Lager, wodurch die Menge der verfügbaren Artikel genau wiedergegeben wird.
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Dieses Inventarsystem ist dem älteren periodischen Inventarsystem überlegen, da es die sofortige Verfolgung von Verkäufen und Lagerbeständen einzelner Artikel ermöglicht und so dazu beiträgt, Lagerbestände zu vermeiden.
Ein unbefristetes Inventar muss von den Buchhaltern des Unternehmens nicht manuell angepasst werden, es sei denn, die Anzahl der physischen Inventare stimmt aufgrund von Verlust, Bruch oder Diebstahl nicht überein.
Permanente Bestandsaufnahme ist die bevorzugte Methode, um die Bestandsaufnahme zu verfolgen, da sie bei ordnungsgemäßer Verwaltung fortlaufend einigermaßen genaue Ergebnisse liefern kann.
Eigenschaften
Permanente Bestandsaufnahme beschreibt Bestandsführungssysteme, bei denen Informationen zu Bestandsmenge und -verfügbarkeit in Abhängigkeit vom Unternehmen kontinuierlich aktualisiert werden.
Dies wird erreicht, indem das Inventarsystem mit einem Auftragserfassungssystem wie drahtlosen Barcodescannern und in Geschäften mit dem Kassensystem verbunden wird. Daher wäre das Buchinventar genau gleich oder fast gleich dem tatsächlichen Inventar.
Es ist weniger effektiv, wenn Änderungen an Inventarkarten vorgenommen werden, da die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass keine oder falsche Eingaben vorgenommen werden oder nicht rechtzeitig vorgenommen werden.
Im Rahmen des Systems der fortwährenden Bestandsaufnahme aktualisiert ein Unternehmen seine Bestandsaufzeichnungen kontinuierlich, um Bestandsergänzungen und -abnahmen für Aktivitäten wie:
- Erhaltene Inventargegenstände.
- Produkte auf Lager verkauft.
- Gegenstände von einem Ort zum anderen bewegt.
- Materialien, die im Produktionsprozess verwendet werden sollen.
- Ausrangierte Gegenstände.
Die Formel für das ewige Inventarsystem ist sehr einfach: Beginn des Inventars (im Allgemeinen aus einer physischen Zählung entnommen) + Belege - Sendungen = Ende des Inventars.
Bestandsunterschiede
Ein fortwährendes Inventarsystem hat den Vorteil, dass aktuelle Informationen zum Inventarsaldo bereitgestellt werden und weniger Inventur erforderlich ist.
Die von diesem System berechneten Lagerbestände können sich jedoch allmählich von den tatsächlichen Lagerbeständen unterscheiden.
Dies ist auf nicht erfasste Transaktionen oder Diebstahl zurückzuführen. Daher sollten Buchsalden regelmäßig mit den tatsächlich verfügbaren Beträgen verglichen werden, indem die Zykluszählung verwendet und der Buchsaldo nach Bedarf angepasst wird.
Kosten der verkauften Ware
Unter dem permanenten System werden die Kosten des Kontos für verkaufte Waren bei jedem Verkauf kontinuierlich aktualisiert. Dies bedeutet, dass es einfach ist, genaue Kosten der verkauften Waren vor dem Ende des Abrechnungszeitraums zu erhalten.
Einkäufe
Bestandskäufe werden je nach Art des Kaufs entweder auf das Rohstoffbestandskonto oder auf das Warenkonto gebucht, und für jeden Bestandsartikel wird ein individueller Datensatzeintrag geführt.
Verfolgung von Transaktionen
Untersuchungen sind in einem fortwährenden Inventarsystem viel einfacher zu verfolgen. In diesem System sind alle Transaktionen auf individueller Ebene detailliert verfügbar.
Auf Inventarberichte kann jederzeit online zugegriffen werden. Dies erleichtert die Verwaltung der Lagerbestände und des für den Kauf von zusätzlichem Inventar erforderlichen Bargeldes.
Da das periodische Inventarsystem nur gelegentlich aktualisiert wird, verfügen Manager nie über aktuelle und genaue Finanzinformationen, auf die sie ihre Kauf- oder Herstellungsentscheidungen stützen können.
Vorteile und Nachteile
Vorteil
Der Hauptvorteil besteht darin, den Managern rechtzeitig relevante Statistiken über den Status des Unternehmens zur Verfügung zu stellen.
Die Höhe der Kosten der verkauften Waren und der Restbetrag des Bestandskontos sind jederzeit verfügbar. Diese Informationen sind sehr wichtig für die Verbesserung der Einkaufspolitik und die Erstellung kurzfristiger Abschlüsse.
Obwohl Bestandsfehler durch Verlust, Bruch, Diebstahl, falsche Bestandsverfolgung oder Scanfehler auftreten können, bietet die Verwendung dieses Systems viele Vorteile:
- Behalten Sie eine bessere Kontrolle über die physischen Bestände bei, indem Sie den tatsächlichen Saldo mit den Buchaufzeichnungen vergleichen.
- Erkennen Sie unverzüglich Probleme, bevor sie gigantisch werden, wie Diebstahl, Beschädigung oder Bestandslecks.
- Lagerbestände verhindern. Mangelnder Lagerbestand bedeutet, dass ein Produkt nicht vorrätig ist.
- Bieten Sie dem Management ein genaueres Verständnis der Kundenpräferenzen.
- Ermöglichen Sie der Verwaltung die Zentralisierung des Bestandsverwaltungssystems für mehrere Standorte.
- Bieten Sie eine höhere Genauigkeit, da jeder Inventargegenstand separat im Hauptbuch erfasst wird.
- Reduzieren Sie die Anzahl der physischen Bestände, ohne dass routinemäßige Geschäftsaktivitäten während der physischen Zählung beendet werden müssen.
Nachteile
- Bei der manuellen Buchhaltung ist die Verwendung des ewigen Inventarsystems zeitaufwändig. Dies könnte auch zu vielen Fehlern in jeder Abrechnungsperiode führen. Dieses Problem kann nur durch Anwendung eines computergestützten Buchhaltungssystems gelöst werden.
- Die Verwendung von Computern und Buchhaltungssoftware kann für kleine Unternehmen recht teuer sein.
- Die Führung von Bestandskonten unter einem permanenten System ist teuer und zeitaufwändig.
- Permanente Inventarsysteme können aufgrund von Überschätzungen oder Unterschätzungen fehleranfällig sein. Diese können aufgrund von Diebstahl, Bruch, Scanfehlern oder nicht nachverfolgten Bestandsbewegungen auftreten und zu Nachschubfehlern führen.
Beispiel
Ein Beispiel für ein fortwährendes Inventarsystem ist eine moderne Warenversand- und Empfangsabteilung. Jede empfangene Box wird in das Buchhaltungssystem gescannt und somit automatisch dem Lagerbestand hinzugefügt.
Produkte, die an Kunden versendet werden, werden mit einem Barcode gekennzeichnet und beim Verlassen des Versanddocks gescannt. Dadurch werden sie automatisch aus dem Buchhaltungssystem entfernt und der Lagerbestand verringert.
Wie zu sehen ist, wird dieses moderne System in Echtzeit aktualisiert. Es ist nicht erforderlich, die Transaktionen stapelweise wie in einem periodischen Inventarsystem zu verarbeiten. Folglich sind alle Berichte immer auf dem neuesten Stand und können von den Führungskräften überprüft werden.
Verweise
- Steven Bragg (2018). Perpetual Inventory System. Buchhaltungstools. Entnommen aus: accountingtools.com.
- Steven Bragg (2019). Der Unterschied zwischen dem periodischen und dem fortwährenden Inventarsystem. Buchhaltungstools. Entnommen aus: accountingtools.com.
- James Chen (2018). Ewiges Inventar. Entnommen aus: investopedia.com.
- Wikipedia, die freie Enzyklopädie (2019). Ewiges Inventar. Entnommen aus: en.wikipedia.org.
- Mein Buchhaltungskurs (2019). Was ist ein ewiges Inventarsystem? Entnommen aus: myaccountingcourse.com.