EXEKUTIVSEKRETÄR: PROFIL, NOTWENDIGE FÄHIGKEITEN UND FUNKTIONEN - DUDAS - 2025

Der Exekutivsekretär ist ein Job oder Beruf, der dazu dient, hochrangigen Mitarbeitern in einem Unternehmen oder einer Organisation maximale Unterstützung zu bieten. Er wird derjenige sein, der den Zeitplan der Führungskräfte organisiert und pflegt und ihnen hilft, eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben auszuführen.

Ziel ist es, zur Gesamteffizienz des Unternehmens beizutragen, indem sichergestellt wird, dass alle Ihnen zugewiesenen Verwaltungsaufgaben zeitnah und effizient ausgeführt werden. Eine Sekretärin ist die Person, die administrative Unterstützung leistet. Sie können Aufgaben wie Schreiben und Ablegen, Beantworten des Telefons und Übertragen von Nachrichten ausführen.

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Auf der anderen Seite führt der Exekutivsekretär oder Verwaltungsassistent auch einige dieser Aktivitäten durch, koordiniert das Büro, recherchiert Produkte, interagiert mit Lieferanten, bestellt Produkte und erstellt eine Datenbank. .

Exekutivsekretäre erhalten in der Regel höhere Gehälter als Sekretäre, da sie Funktionen auf hoher Ebene ausführen und die Produktivität im Büro steigern.

Erforderliches Profil

- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen.

- Nachgewiesene Erfahrung als Exekutivsekretär oder eine ähnliche Verwaltungsrolle.

- Muss kompetent im umfassenden Umgang mit Microsoft-Office und in Back-Office-Software, beispielsweise ERP-Systemen, sein.

- Vertiefte Kenntnisse der Büroverwaltung und der grundlegenden Rechnungslegungsverfahren sowie des relevanten technischen Vokabulars, das in der Branche verwendet wird.

- Vertrautheit mit Grundlagenforschungsmethoden und Berichterstattungstechniken.

- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.

- Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

- Integrität und Vertraulichkeit.

Exekutivsekretäre müssen schnelle Fachleute mit hervorragenden Zeitmanagementfähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten sein. Mit ihrer Sorgfalt und Kompetenz in ihrer Arbeit können sich Führungskräfte auf ihre Führungsverantwortung konzentrieren, ohne sich um andere Aufgaben kümmern zu müssen.

Viele Manager verlassen sich stark auf ihren Exekutivsekretär, um die täglichen Aufgaben zu koordinieren und sie im Zeitplan zu halten. Takt und Durchsetzungsvermögen sind als Verwalter der Zeit des Managers erforderlich.

Benötigte Fähigkeiten

Exekutivsekretäre müssen über grundlegende Kenntnisse wie Schreiben, Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung verfügen und Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten und gängigen Softwareanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Grafiken haben.

Ebenso müssen sie über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit verfügen, verschiedene Verantwortlichkeiten effektiv zu bewältigen.

Auf der anderen Seite braucht ein Exekutivsekretär auch andere Eigenschaften wie gutes Urteilsvermögen, Diplomatie, Diskretion und die Fähigkeit, Probleme autonom zu lösen.

Sie benötigen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um mit der Öffentlichkeit zu interagieren, Berichte zu schreiben und Veröffentlichungen zu überprüfen.

Hören Sie aktiv zu

Sie müssen wissen, wie Sie genau darauf achten können, was andere sagen, sich die Zeit nehmen, um die angesprochenen Punkte zu verstehen, gegebenenfalls Fragen zu stellen und nicht zu unangemessenen Zeiten zu unterbrechen.

Leseverständnis

Vollständiges Verständnis der schriftlichen Sätze und Absätze in arbeitsbezogenen Dokumenten.

Zeiteinteilung

Wissen, wie Sie sowohl Ihre eigene Zeit als auch die Zeit anderer effizient verwalten können.

Wissen, wie man spricht

Sprechen Sie klar mit anderen Menschen, um Informationen effektiv zu vermitteln.

Schreiben

Haben Sie eine effektive schriftliche Kommunikation, die den Bedürfnissen des Publikums entspricht.

Kritisches Denken

Verwendung von Logik und Argumentation, um die Stärken und Schwächen von Lösungen, Schlussfolgerungen oder alternativen Ansätzen für auftretende Probleme identifizieren zu können.

Proaktives Lernen

Verstehen Sie die Auswirkungen neuer Informationen auf die aktuelle und zukünftige Problemlösung und Entscheidungsfindung.

Koordinierung

Anpassung von Handlungen in Bezug auf die Handlungen anderer.

Rezension

Überprüfung und Bewertung der Leistung von sich selbst, anderen Personen oder Organisationen, um Verbesserungen vorzunehmen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Eigenschaften

Ein Exekutivsekretär kann für Kleingeld und Buchhaltung verantwortlich sein, kann aber auch ein Budget verwalten. Sie können Artikel auf einer Website veröffentlichen, aber Sie können die Website auch entwerfen und verwalten.

Sie können Daten in eine Tabelle eingeben, die Sie für Ihre Berichtsfunktionen entworfen und verwendet haben.

Ein Exekutivsekretär kann das Verwaltungspersonal beaufsichtigen. Er berichtet häufig direkt an den CEO und unterstützt möglicherweise einen oder mehrere leitende Angestellte.

Verantwortlichkeiten

Aufmerksamkeit für Führungskräfte

- Pflegen Sie die Tagesordnung der Führungskräfte und helfen Sie bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw.

- Nehmen Sie an Besprechungen teil, um Sitzungsprotokolle und -protokolle vorzubereiten, und kompilieren, transkribieren und verteilen Sie sie dann.

- Treffen Sie alle Reisevorbereitungen für Führungskräfte: Ticketkauf, Hotelreservierung, Lieferung von Reisekosten, Verwaltung und Überprüfung der einschlägigen Unterlagen usw.

- Führen Sie mandatierte Untersuchungen durch, sammeln Sie Daten und bereiten Sie Dokumente oder Berichte zur Prüfung und Präsentation durch Führungskräfte, Ausschüsse und Verwaltungsräte vor.

- Behandeln Sie vertrauliche Dokumente und achten Sie darauf, dass sie geschützt und sicher bleiben.

Interne und externe Interaktion

- Empfangen und filtern Sie Anrufe und leiten Sie sie bei Bedarf an die entsprechende Person weiter.

- Verwalten, priorisieren und verteilen Sie alle eingehenden oder ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Briefe, Faxe, Pakete usw.), lesen und analysieren Sie eingehende Memos, Präsentationen und Berichte, um ihre Bedeutung zu bestimmen und ihre Verteilung zu planen.

- Bereiten Sie Antworten auf Korrespondenz mit Routineanfragen vor.

- Überwachen Sie die Verwendung von Büromaterial und verhandeln Sie die Bedingungen mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass Bestellungen rentabler sind.

- Treffen mit Einzelpersonen, Interessengruppen und anderen im Namen von Führungskräften, Ausschüssen und Verwaltungsräten.

- Begrüßen Sie Besucher und legen Sie fest, ob sie Zugang zu bestimmten Personen erhalten sollen.

Administrative Unterstützung

- Bewahren Sie elektronische und Papieraufzeichnungen auf, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert und für den schnellen Abruf leicht zugänglich sind.

- Erstellen Sie Rechnungen, Berichte, Briefe, Abschlüsse und andere Dokumente mithilfe von Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und / oder Präsentationen und bieten Sie die entsprechende Unterstützung bei der Buchhaltung.

- Führen Sie allgemeine Büroaufgaben aus, z. B. die Wartung von Verwaltungssystemen und grundlegende Buchhaltungsaufgaben.

- Koordinieren und leiten Sie Bürodienste wie Aufzeichnungen und Budgetierung, um Führungskräfte zu unterstützen.

- Festlegung und Überwachung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren sowohl für Büroangestellte als auch für die Organisation.

- Überprüfen Sie die Betriebspraktiken und -verfahren, um festzustellen, ob Verbesserungen in Bereichen wie Arbeitsabläufen, Berichtsverfahren oder Kosten vorgenommen werden können.

- Beaufsichtigen und schulen Sie anderes Verwaltungspersonal.

Verweise

1. Bearbeitbar (2018). Stellenbeschreibung des Exekutivsekretärs. Entnommen aus: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Der Unterschied zwischen einem Sekretär und einem Exekutivsekretär. Arbeit - Chron. Entnommen aus: work.chron.com.
3. Karriereplaner (2018). Exekutivsekretär und Verwaltungsassistent. Entnommen aus: job-descriptions.careerplanner.com.
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