BESTELLANFORDERUNG: TYPEN, HERSTELLUNGSWEISE UND BEISPIELE - DUDAS - 2024

Das Bestellanforderungsformular ist das Dokument, das von einer Benutzerabteilung oder vom Lagerpersonal erstellt wurde, um die Einkaufsabteilung über die zu bestellenden Artikel, die Menge und den Lieferzeitrahmen zu informieren. Der Kauf bei einem Unternehmen beginnt mit dem Sammeln von Anforderungen.

Nach der Erstellung sollte die Einkaufsabteilung informiert werden. Die Bestellanforderung ist das Dokument, das die Liste dieser Anforderungen enthält. Um Betrug zu verhindern, dürfen Abteilungsleiter im Allgemeinen nicht direkt bei Lieferanten bestellen oder im Auftrag des Unternehmens einkaufen.

Stattdessen handelt es sich um eine andere Abteilung, die als Einkaufsabteilung bezeichnet wird und tatsächlich Bestellungen bei externen Lieferanten aufgibt. Die Manager der verschiedenen Abteilungen verwenden die Bestellanforderungsformulare, um diese Abteilung darüber zu informieren, welche Materialien gekauft werden müssen.

Bestellanforderungen und Bestellungen sind wichtige Dokumente beim Erwerb der Artikel, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt, und standardisieren den Bestellprozess intern und extern.

Typen

Die wichtigsten Punkte zur Bestellanforderung lauten wie folgt:

- Es ist eine Anfrage an die Einkaufsabteilung, eine bestimmte Materialliste zu erwerben.

- Sie benötigen die Genehmigung der Einkaufsorganisation.

- Es ist ein internes Dokument; das heißt, es bleibt innerhalb der Organisation.

Sie können eine Bestellanforderung für die folgenden Beschaffungsarten erstellen:

Standard

Beschaffung von Material und Materialien von Lieferanten, sowohl für Produktionsprozesse als auch für Büroverbrauchsmaterialien und andere Vermögenswerte.

Auslagerung

Rohstoff an einen Lieferanten liefern und so ein fertiges Produkt erhalten.

Sendung

Die Beschaffung von Material, das in den Einrichtungen des Unternehmens aufbewahrt wird, und der Lieferant werden dafür bezahlt.

Transfer

Um Materialien von einer anderen Abteilung oder einem anderen Bereich innerhalb derselben Organisation zu erhalten.

Externer Service

Um die Dienste eines Drittanbieters in Anspruch zu nehmen, z. B. die Durchführung von Anlagenwartungen.

Wie ausgearbeitet?

Die grundlegenden Komponenten einer Bestellanforderung sind:

- Nummer der Anforderung, mit der das Dokument identifiziert werden kann. Es muss vorgedruckt sein.

- Abteilung anfordern.

- Datum der Anforderung und angeforderter Liefertermin.

- Name der Person, die die Anforderung vorbereitet, und Unterschrift der Person, die die entsprechende Genehmigung ausführt.

- Die angeforderten Artikel müssen detailliert beschrieben werden, um ungenaue Daten zu vermeiden. Die Menge muss genau sein; Es ist sehr wichtig, die erforderliche Einheit (Kilo, Liter, Einheiten usw.) zu platzieren.

- Unterschrift des Einkaufsabteilungsleiters, der den Kauf genehmigt oder nicht genehmigt.

- Wenn bereits Angebote von Lieferanten angefordert wurden, müssen diese der Anforderung beigefügt werden.

Bestellanforderungsprozess

Der Bestellanforderungsprozess wird von Organisationen verwendet, um Bestellungen für Lieferungen aufzugeben und zu verfolgen. Dies kann alles sein, von Rohstoffen bis zu Büromöbeln und mehr.

Wenn ein Abteilungsleiter der Ansicht ist, dass die Materialien knapp werden, füllt er das Bestellanforderungsformular aus, das die oben aufgeführten Felder enthält.

Eine Bestellanforderung ist das Formular, das eine Unternehmensabteilung an die Einkaufsabteilung sendet und in dem die Artikel aufgelistet sind, die bei einem externen Lieferanten bestellt werden sollen.

Dieser Prozess ermöglicht es Benutzern, eine Bestellung aufzugeben, die Genehmigung des Vorgesetzten zu erhalten und vor allem Drittanbietern die Abgabe von Preisangeboten zu ermöglichen.

Wenn der Einkaufsmanager in diesem Prozess die Bestellanforderung erhält, kann er alle vom Quellbenutzer übermittelten Informationen überprüfen. Der Manager wählt einfach aus, ob die Anforderung genehmigt wird oder nicht.

Wenn es nicht genehmigt wird, gibt es ein Feld, in dem der Grund für die Entscheidung angegeben wird, und die anfragende Abteilung wird über diese Entscheidung informiert. Wenn der Manager jedoch seine Zustimmung erteilt, besteht der nächste Schritt darin, ein Angebot von den Lieferanten anzufordern.

Bedeutung

Starten Sie den Kaufvorgang

Von Zeit zu Zeit benötigen die Abteilungen eines Unternehmens Materialien. Die Bestellanforderung leitet den Kaufvorgang ein. Die Einkaufsabteilung handelt entsprechend der Stärke des Dokuments.

Wenn es irgendwelche Probleme gibt, dient das Dokument als Beweis dafür, dass eine Abteilung die Lieferungen mit einer bestimmten Mitteilung bestellt hat.

Es ist ein Steuerungswerkzeug

Wenn es keine ordnungsgemäßen Kontrollen gibt, können Mitarbeiter in Betrug verwickelt werden, da sie möglicherweise Materialien für den persönlichen Gebrauch anfordern.

Bei einer Bestellanforderung sind Maßnahmen vorhanden, um sicherzustellen, dass kein Betrug praktiziert wird. Die Anfrage muss mehrere Hände durchlaufen, um ihre Richtigkeit und Notwendigkeit sicherzustellen.

Schützen Sie das Geschäft

Mit Anforderungsaufträgen wird die Gefahr von Betrug vermieden. Das Unternehmensvermögen ist ebenfalls geschützt.

Zentralisierung des Einkaufsprozesses

Wenn eine Organisation verlangt, dass alle Anforderungen zentral über die Einkaufsabteilung ausgeführt werden, ist es einfach, den gesamten Prozess zu verwalten.

Auch Käufer profitieren davon, da sie jetzt Einkäufe bündeln und die Kaufkraft des Unternehmens nutzen können, um bessere Konditionen auszuhandeln.

Beispiele

Beispiel 1

Anfrage Nr.: 00455

Datum: 15. Mai 2018

Name des Antragstellers: Annaliese Corvo

Position: Schulungsleiter

Abteilung: Personalschulung

Grund für die Anfrage: Die folgenden Artikel müssen in der Schulung "Qualitätssicherung" verwendet werden, die in der Woche vom 16. bis 20. Juli 2018 durchgeführt wird.

- 01 Fall von Flipchart-Markern.

- 12 Stifte.

- 01 Flipchart mit 20 weißen Blättern: 1 Meter breit x 1,5 Meter lang.

- 12 einzeilige Notebooks normaler Größe.

- 06 farbige Markierungen für Whiteboard.

- 12 Radiergummis zum Löschen.

- 12 blaue Tintenstifte.

2 Angebote von Schreibwarenlieferanten sind beigefügt.

Autorisiert von: Alberto Moreno

Position: Personalleiter

Personalmanagement

Beispiel 2

Confecciones Tely, die Produktionsabteilung von SA, muss verschiedene Materialien bestellen und das Bestellanforderungsformular ausfüllen. Dieses Formular benachrichtigt die Einkaufsabteilung, dass diese Lieferungen benötigt werden.

Die Einkaufsabteilung kann die eingegangene Anforderung genehmigen oder ablehnen. Wenn genehmigt, wird eine Bestellung erstellt.

Die Bestellung wird an den Verkäufer gesendet, um die Produkte zu kaufen. Der Lieferant produziert und liefert die Produkte mit einer Rechnung.

Die Empfangsabteilung empfängt die Produkte und liefert den Empfangsbericht an die Buchhaltung.

Wenn alle Dokumente konform sind, erteilt der Buchhaltungsbereich dem Kassierer die Genehmigung der Rechnung, aus der hervorgeht, dass die Zahlung an den Lieferanten erfolgen kann.

Verweise

1. Geschäftswörterbuch (2018). Bestellanforderung. Entnommen aus: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Was ist eine Bestellanforderung? Entnommen aus: myaccountingcourse.com.
3. Waldzeit. Der Unterschied zwischen einer Anforderung und einer Bestellung. Kleinunternehmen - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Was ist eine Bestellanforderung und warum ist sie für Ihr Unternehmen wichtig? Prokurifizieren. Entnommen aus: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Bestellanforderung. Entnommen aus: tutorialspoint.com.