- Was ist die Rückerstattung in bar?
- Rückerstattung
- Kontrollen
- Unterlagen
- Rückerstattungsformat
- Auszahlungsgutschein
- Beispiele
- Verweise
Die Erstattung von Kleingeld ist die Erstattung, die einem festen Betrag, der einer Abteilung des Unternehmens zugewiesen ist, für den Betrag der auf diese Weise geleisteten Zahlungen gemäß den Angaben in den vorgelegten Rechnungen und Quittungen erfolgt, um die Zahlung abzuschließen Ihr Startbetrag wieder in bar.
Unternehmen halten im Allgemeinen kleinere Mengen an Bargeld in ihren Einrichtungen bereit, um kleine sonstige Zahlungen wie Lebensmittel und Büromaterial zu decken.
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In einem größeren Unternehmen kann es mehrere Kassenstandorte geben, wahrscheinlich einen pro Gebäude oder sogar einen pro Abteilung. Ein separates Buchhaltungssystem wird verwendet, um Bargeldtransaktionen zu verfolgen.
Solche Zahlungen werden in der Regel über ein kleines Vorauszahlungssystem abgewickelt, für das ein Betrag von „schwankendem Geld“ zugewiesen wird. Dies ist der maximale Geldbetrag, der gleichzeitig gehalten werden kann.
Die bevorzugte Methode für eine Rückerstattung ist ein Scheck, der über eine ordnungsgemäß autorisierte und dokumentierte Scheckanforderung angefordert wird.
Was ist die Rückerstattung in bar?
Um einen Kleingeldfonds einzurichten, wird ein Scheck über den Betrag des Fonds erstellt, der dem jeweiligen Kleingeld zugeordnet ist.
Die erstmalige Eingabe des Kassenbuchs ist eine Belastung des Kassenkontos und eine Gutschrift auf dem Kassen- oder Bankkonto.
Die Verwahrstelle zahlt dann unterschiedliche Beträge aus dem Kassenfonds gegen Einnahmen aus, die sich auf die Kosten beziehen.
Zu diesem Zeitpunkt gibt es keinen Journaleintrag. Stattdessen verringert sich das Barguthaben im Kassenfonds, während die Anzahl der Einnahmen zunimmt.
Das verbleibende Bargeld zuzüglich der Gesamteinnahmen muss jederzeit dem anfänglichen Geldbetrag in der unteren Box entsprechen. Diebstahl- oder Registrierungsfehler können jedoch zu einer Variation des anfänglichen Finanzierungsbetrags führen.
Rückerstattung
Wenn das Barguthaben im Kassenbestand auf ein ausreichend niedriges Niveau sinkt, fordert die Kasse den Kassierer auf, das Geld zu erstatten.
Dies ergibt die Summe aller akkumulierten Einnahmen. Der Kassierer stellt einen neuen Scheck über den vollen Wert der Quittungen aus und tauscht diesen Scheck gegen die Quittungen ein.
Der Kassenbucheintrag ist eine Belastung des Kassenkontos und eine Gutschrift auf dem Kassen- oder Bankkonto.
Die Depotbank für Kleingeld gibt das Bargeld in die Kassenschublade ein, die nun den ursprünglichen Geldbetrag für den Fonds enthalten sollte.
Die Kassiererin erstellt einen Journaleintrag zur Erfassung von Kassenbelegen. Dies ist eine Gutschrift auf dem Kleinkassenkonto und die Belastung mehrerer verschiedener Ausgabenkonten, je nachdem, was mit dem Bargeld gekauft wurde.
Kontrollen
Für Geldeingänge oder -auszahlungen müssen strenge interne Kontrollen eingerichtet werden, um Missmanagement von Geldern zu verhindern und Verluste zu vermeiden.
- Die kleinere Box muss an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Zum Beispiel in einer Geldkassette.
- Der Kassierer muss für die Führung der Rechnungen verantwortlich sein, die den Zahlungen in bar entsprechen.
- Von Zeit zu Zeit sollten Überraschungszählungen durchgeführt werden, um die Richtigkeit des auf der Kasse angegebenen Kassenbestands sicherzustellen.
- Der Bargeldbetrag im Kleingeld sollte nicht zu hoch sein.
Unterlagen
Jedes Unternehmen definiert die zu verwendenden Formate und das Verfahren für den Erstattungsantrag. Im Wesentlichen besteht der Prozess jedoch darin, alle geleisteten Zahlungen mit dem unteren Rand des unteren Felds und den jeweiligen Unterstützungen zusammenzuführen.
Es ist wichtig, dass jede Zahlung, auch wenn sie nur minimal ist, durch die jeweilige Rechnung oder gegebenenfalls das entsprechende Dokument belegt wird, in dem das Unternehmen oder die Person, an die die Zahlung geleistet wurde, für relevante Themen wie die Bearbeitung eindeutig identifiziert werden kann von Steuern und Buchhaltung.
Rückerstattungsformat
Die für den Umgang mit dem Kleingeld verantwortliche Depotbank muss einen Gutschein mit der Bezeichnung "Rückerstattung des Kleingelds" ausfüllen, in dem die in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Kosten aufgeführt sind, um eine Erstattung für das verbrauchte Geld zu erhalten.
Der Mitarbeiter muss alle Original-Spesenabrechnungen einreichen, die einem ausgefüllten Formular zur Rückerstattung von Bargeld beigefügt sind:
Die Gesamtsumme aller Rechnungen und Quittungen im Erstattungsformat und das verbleibende verfügbare Bargeld im Kleingeld müssen dem Betrag des ursprünglichen Vorschussfonds entsprechen.
Das Gesamtformat für die Rückerstattung von Kleingeld mit der Summe aller Einzelzahlungen wird zur endgültigen Überprüfung und Autorisierung an den Controller gesendet.
Auszahlungsgutschein
Um den Wert der Ausgaben zu erstatten, die gemäß den Quittungen und Bargeldrechnungen getätigt wurden, die im Dokument "Bargeldrückerstattung" aufgeführt sind, wird ein Zahlungs- oder Ausgabennachweis erstellt, wie unten gezeigt .
Alle diese beteiligten Dokumente sollten dem Buchungsbeleg des Journalbelegs beigefügt werden.
Das Rückerstattungsformular und die Originale aller Unterlagen werden zur Bearbeitung an die Kreditorenabteilung gesendet.
Der Entlassungsnachweis erfolgt im Namen des Verwalters des Kleingeldes, so dass der Scheck in seinem Namen für den angeforderten Betrag ausgestellt werden kann. Der Rückerstattungsscheck kann von der Depotbank privat eingelöst werden.
Beispiele
Das Unternehmen ABC beschließt, seiner Betriebsabteilung 100 USD in bar als geringfügigen Bargeldfonds zuzuweisen, damit es seine kostengünstigen Ausgaben direkt verarbeiten kann.
Daher wird am 1. März das Geld von 100 US-Dollar geliefert. Die anfängliche Zuteilung von Kleingeld wird wie folgt in der Buchhaltung erfasst:
Im März leistete die Betriebsabteilung die folgenden geringfügigen Zahlungen über das Kleingeld:
- 3. Januar: Kauf von Tee für 10 US-Dollar.
- 15. Januar: Kauf von Schreibwaren für 50 USD.
- 27. Januar: Zahlung an den Klempner für 20 USD.
Diese mit dem Kleingeld geleisteten Zahlungen werden wie folgt in der Buchhaltung erfasst:
Das Kleingeld muss am 31. März zurückgezahlt werden. Da die Gesamtkosten für den Monat 80 US-Dollar betrugen, ist dies der zu erstattende Betrag:
Ab dem 1. April werden der unteren Box daher wieder die ursprünglich zugewiesenen 100 US-Dollar zugewiesen.
Verweise
- Fordham University (2019). Petty Cash Imprest Funds und Erstattungen. Entnommen aus: fordham.edu.
- Stanford University (2019). Gewusst wie: Erstattung eines Mitarbeiters mit Kleingeld. Entnommen aus: web.stanford.edu.
- Vereinfachte Rechnungslegung (2019). Bilanzierung von Kleingeld. Entnommen aus: Accounting-simplified.com.
- Steven Bragg (2019). Kassenbuchhaltung. Buchhaltungstools. Entnommen aus: accountingtools.com.
- Gerencie (2017). Petty Cash Refund. Entnommen aus: gerencie.com.