WAS IST DER LEBENSZYKLUS VON DOKUMENTEN? - KULTURVOKABULAR - 2025

Der Lebenszyklus von Dokumenten besteht aus einer Abfolge von Phasen, die eine Datei während ihrer gesamten Nutzungsdauer durchläuft. Diese Phasen reichen von der Erstellung eines Dokuments über alle seine Verwendungen und Änderungen bis hin zur Zerstörung oder dauerhaften Archivierung.

Das Konzept des Dokumentenlebenszyklus wurde in den USA nach dem Zweiten Weltkrieg erstellt. Dies lag an der Notwendigkeit, einen geeigneten Weg zu finden, um mit einer großen Anzahl von angesammelten Dateien umzugehen.

Bildquelle: Wikimedia.org.

Jede Disziplin nähert sich dem Lebenszyklus von Dokumenten auf unterschiedliche Weise, wobei ihr Fokus und die Art des Archivs berücksichtigt werden. Beispielsweise kann der Lebenszyklus eines Rechtsdokuments andere Phasen aufweisen als der eines akademischen Dokuments.

In jedem Fall variieren die Überlegungen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden soll, wie es aufbewahrt werden soll oder wie es richtig verwendet werden soll. In ähnlicher Weise gibt es auch unterschiedliche Ansätze für die Phasen seines Lebenszyklus.

Beispielsweise kann es Dokumente geben, die für ein Unternehmen oder eine staatliche Einrichtung aufgrund ihres Alters keinen Wert haben. Dieselben Archive können jedoch einen hohen historischen Wert für ein Museum haben.

Ein weiterer grundlegender Unterschied besteht zwischen analogen und digitalen Dokumenten. Obwohl die Bedeutung im Inhalt der Dokumente liegt, impliziert das Vorhandensein digitaler Dateien Besonderheiten in ihrer Handhabung und in den Phasen ihres Lebenszyklus.

Die drei Zeitalter der Dokumente

Bild: Slideplayer

1972 schlug der Historiker Carlos Wyffels die Theorie der drei Zeitalter vor. Demnach sind Dokumente Objekte, die einen wichtigen Prozess haben, in dem ihre Verwendung transformiert wird.

Im Allgemeinen werden Dokumente unmittelbar nach der Erstellung und für eine bestimmte Zeit intensiv genutzt. Im Laufe der Zeit wird diese Verwendung jedoch bis zu dem Moment reduziert, in dem sie vollständig eingestellt wird, entweder weil sie archiviert oder zerstört werden.

Laut Wyffels ist dieser Zyklus, den alle Dokumente durchlaufen, in drei Altersstufen unterteilt: das administrative oder aktive Alter, das mittlere oder halbaktive Alter und das inaktive oder historische Alter.

Administratives oder aktives Alter (Verwaltungsdatei)

Bezieht sich auf den aktiven Zeitraum eines Dokuments. Es beginnt im Moment seiner Entstehung und durchläuft verschiedene Phasen, in denen es häufig konsultiert, übertragen und geteilt wird.

Beispielsweise beginnt das Verwaltungsalter einer Stromrechnung mit ihrer Erstellung. Bewegen Sie sich dann für eine begrenzte Zeit - während Sie von einem Postboten zugestellt oder per E-Mail benachrichtigt werden, beim Überprüfen und beim Bezahlen.

Das mittlere oder halbaktive Alter (zentrale Datei)

In diesem Zeitraum hat das Dokument den Nutzen verloren, für den es erstellt wurde. Daher ist es im Einsatz nicht so aktiv wie im Verwaltungsalter. Es bleibt jedoch erhalten und kann selten konsultiert werden.

Das mittlere Alter einer Stromrechnung beginnt beispielsweise, wenn sie nach dem Bezahlen in einem Ordner abgelegt wird. Es ist sehr wahrscheinlich, dass es nie wieder konsultiert wird, es wird jedoch aufbewahrt, falls Bedenken auftreten.

Die semi-aktive Lebensdauer von Dokumenten kann je nach Dokumenttyp und Kontext unterschiedlich sein. Ein juristisches Dokument kann beispielsweise eine längere aktive Lebensdauer haben als eine Stromrechnung.

Das inaktive oder historische Zeitalter (historisches Archiv)

Bezieht sich auf den letzten Zeitraum der Archive. Es haben jedoch nicht alle Dateien dasselbe Ziel. Je nach Art können sie historisch gemacht oder zerstört werden.

Historische Archive sind solche, die einen kulturellen oder Forschungswert haben. Daher wird in dieser Phase nach Konservierungsmethoden gesucht, um sie so vollständig wie möglich zu konservieren.

Phasen im Lebenszyklus von Dokumenten

Die Theorie der drei Zeitalter legt allgemein die grundlegenden Phasen fest, die alle Dokumente durchlaufen. Es gibt jedoch auch andere spezifischere Phasen, die den Nutzen und die Handhabung von Dokumenten definieren.

Die Phasen, die ein Dokument durchläuft, hängen von seinem Wert, seiner Verwendung und seinem Kontext ab. Anhand dieser Merkmale wird festgelegt, welche Phasen es durchlaufen muss und welche technischen und administrativen Bestimmungen für jede einzelne von ihnen gelten.

Dies sind einige der Hauptphasen, die ein Dokument während seiner gesamten Nutzungsdauer durchläuft:

1-Erstellung: besteht aus der Erstellung des Dokuments in gedruckter oder digitaler Form.

2-Speicherung: Je nach dem Format, in dem das Dokument erstellt wurde, wird es physisch oder digital gespeichert. In einigen Fällen wird auch die Digitalisierungsphase berücksichtigt, wenn sie Teil des Prozesses ist.

3-Kategorisierung: Bezieht sich auf die Organisation, Klassifizierung oder Indexierung von Dokumenten gemäß den in jedem Kontext festgelegten Parametern.

4-Übertragung: bezieht sich auf das Senden und / oder Zustellen eines Dokuments gemäß seinen Merkmalen. Derzeit kann sich dies auf eine Zustellung per Post oder eine Zustellung per E-Mail beziehen.

5-Verteilung: Diese Phase bezieht sich auf Dokumente, die öffentlich verwendet werden oder benötigt werden. Daher müssen sie nach ihrer Erstellung einer bestimmten Personengruppe zugänglich gemacht werden.

6-Kollaborative Verwendung: Derzeit können Dateien zur gemeinsamen Verwendung und Bearbeitung angeordnet werden. Diese Phase ist neu und wird ausschließlich für digitale Dokumente berücksichtigt.

7-Konsultation: bezieht sich auf die Phase, in der die Dokumente mit der Absicht angeordnet werden, dass sie konsultiert werden können. Während dieses Prozesses sind Sicherheits- und / oder Zugänglichkeitsbestimmungen sehr wichtig, abhängig von der Öffentlichkeit, von der erwartet wird, dass sie auf die Informationen zugreift.

8-Archivierung oder Zerstörung: Dies ist die letzte Phase im Lebenszyklus aller Dokumente. Es entspricht dem Moment, in dem entschieden wird, ob es einen ausreichenden historischen Wert hat, um erhalten zu werden, oder im Gegenteil, es wird zerstört.

Meint

1. Darmouth College. (SF). Der Lebenszyklus von Dokumenten: Definitionen, unterstützende Technologien und Anwendungen. Wiederhergestellt von: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Lebenszyklus von Dokumenten: Theorie der 3 Zeitalter. Wiederhergestellt von: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Was ist ein elektronischer Dokumentenmanagement-Lebenszyklus? Wiederhergestellt von: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokumentlebenszyklus. Wiederhergestellt von: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Lebenszyklus von Dokumenten - Das spanische Archivsystem. Wiederhergestellt von: normadat.es.