GESCHÄFTSPROTOKOLL: EIGENSCHAFTEN, WOFÜR ES IST, BEISPIELE - DUDAS - 2025

Das Geschäftsprotokoll besteht aus einer Reihe von sozialen und formalen Standards, die von einem Unternehmen für die Einhaltung festgelegt wurden. Seine Aufgabe ist es, Verhaltensstandards und Grenzen festzulegen, die das Handeln aller Mitglieder des Unternehmens regeln.

Diese normative Stelle, die normalerweise in einem Handbuch oder Dokument enthalten ist, regelt im Allgemeinen das interne und externe Verhalten des Unternehmens. Es ist ein Verhaltenskodex, der in der Organisationskultur des Unternehmens festgelegt ist.

Durch das Geschäftsprotokoll werden die Regeln für die Koexistenz zwischen den verschiedenen Arbeitsebenen des Unternehmens und den Kommunikationskriterien festgelegt, die außerhalb des Unternehmens gelten müssen.

In Geschäftsprotokollen werden die Regeln und Schritte zusammengefasst, die für die Planung, Entwicklung und Kontrolle von Maßnahmen eines Unternehmens befolgt werden müssen. Diese Standards können vom Staat festgelegte Regeln enthalten.

Ein Beispiel für ein Geschäftsprotokoll ist die Art und Weise, wie eine Sekretärin freundlich auf einen Anruf reagiert. Auch die respektvolle Behandlung des Fahrers eines Transportunternehmens beim Mitnehmen eines Passagiers zum Flughafen.

Merkmale des Geschäftsprotokolls

Bevor auf die Merkmale des Geschäftsprotokolls verwiesen wird, sollte der Ursprung des Begriffs klar angegeben werden, um seinen Inhalt besser spezifizieren zu können.

Das Protokoll stammt aus dem Lateinischen "protos", was "was vor etwas kommt" bedeutet, und "kollos", was sich auf die Aktion bezieht, etwas festzuhalten oder festzuhalten.

Das Wörterbuch der Royal Academy of the Spanish Language definiert es in einer seiner Bedeutungen als "Regelwerk, das durch Standard oder Sitte für Zeremonien und offizielle oder feierliche Handlungen festgelegt wurde".

Ein Protokoll ist eine Beschreibung von Verhaltensstandards, die in einem Unternehmen oder einer Institution befolgt werden müssen. Es beschreibt die Verhaltensrichtlinien und -verfahren zur Durchführung einer Aktion oder in einer bestimmten Situation.

Das Geschäftsprotokoll muss den Kunden die Essenz des Unternehmens vermitteln, weshalb es Teil seiner Philosophie und seines Images ist. Es gibt verschiedene Arten von Protokollen: geschäftliche, religiöse, offizielle, sportliche, soziale usw.

Die Merkmale eines guten Geschäftsprotokolls sind

1- Es ist nicht gesetzlich geregelt, wird jedoch von seinen Mitgliedern innerhalb des Unternehmens strikt durchgesetzt.

2- Es ist praktisch , weil es häufige Situationen regelt, die im Unternehmen auftreten. Auf diese Weise wird vermieden, dass es sich um ein banales Dokument ohne Einhaltung der Arbeitsbedingungen handelt.

3- Es ist für alle Mitglieder der Organisation zugänglich , da es Verhaltensrichtlinien für jede Arbeitssituation festlegt.

4- Es ist verständlich, weil es in klarer Sprache verfasst sein muss, damit sich alle Mitarbeiter des Unternehmens ohne Entschuldigung anpassen und einhalten können.

5- Sie ist im Prinzip flexibel , da die festgelegten Regeln auch in Krisenzeiten an jede Unternehmenssituation angepasst werden müssen. Aber auch, weil sie im Laufe der Zeit variieren und sich an Veränderungen anpassen können.

Wofür ist das Geschäftsprotokoll?

Verhaltensstandards setzen

Das Festlegen der Verhaltensrichtlinien innerhalb eines Unternehmens in einem Protokollhandbuch dient dazu, das Verhalten seiner Mitglieder zu regeln und eine Organisationskultur zu schaffen.

Ohne ein Protokoll wären die Arbeitsbeziehungen und die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Kunden in völligem Chaos. Hierarchien würden nicht respektiert, und das Fehlen eines Verhaltenskodex würde zu ständiger Respektlosigkeit und internen Konfrontationen führen.

Die hierarchische Reihenfolge ohne Geschäftsprotokoll konnte nicht erfüllt werden, was die Organisationsstruktur des Unternehmens veränderte.

Leitfaden für soziale Aktivitäten

Aus Sicht der Etikette ist das Protokoll auch für die Organisation und Durchführung von unternehmensrelevanten sozialen Aktivitäten erforderlich.

Das Protokoll trägt dazu bei, das Ansehen des Unternehmens unter seinen Mitarbeitern und den damit verbundenen Mitarbeitern zu festigen: Kunden, Aktionäre, Lieferanten, Behörden usw.

Etablieren Sie das Unternehmensimage

Es ist Teil des Unternehmensimages des Unternehmens, da es die positiven Handlungen der Mitglieder des Unternehmens lenkt und kanalisiert. Das Image eines Unternehmens hängt nicht nur von dem Produkt oder der Dienstleistung an sich ab, die es bietet. aber von der Gesamtheit der Elemente, die sich darum drehen.

Das Protokoll ist für Unternehmen nützlich und notwendig, da es zur Verbesserung der menschlichen Beziehungen beiträgt und ihr Unternehmensimage stärkt. Wenn es auf alle Bereiche der Organisation ausgedehnt wird, trägt es zu einem gesunden und harmonischen Arbeitsumfeld bei.

Schaffen Sie die Unternehmenskultur

Es schafft auch Geschäfts- und Arbeitskultur, indem es Arbeiter und Manager über die Notwendigkeit der Integration und Zusammenarbeit mit organisatorischen Zielen aufklärt. Es hilft auch dabei, die Beziehungen der Unternehmensvertreter zu ihren Mitarbeitern und Kunden zu steuern.

Beispiele für Geschäftsprotokolle

Das Geschäftsprotokoll umfasst die in der Unternehmensorganisation festgelegten Verfahren zur Organisation von Veranstaltungen: Besprechungen, Besuche, Konferenzen, Verhandlungen, förmliche Handlungen usw.

Dazu gehört aber auch die Art der Kommunikation (interne Kommunikation) zwischen den Mitgliedern der Organisation und mit Kunden und verbundenen Parteien (externe Kommunikation). Dies umfasst alles von der Art und Weise, wie Sie einen Anruf entgegennehmen, bis zur Art und Weise, wie Sie Ihre Uniform tragen oder wie Sie sich anziehen.

Ebenso beinhaltet / versteht es den Schreibstil für einen Brief oder eine E-Mail und alle notwendigen Elemente, um das Unternehmensimage des Unternehmens zu stärken.

Ein Beispiel für ein Geschäftsprotokoll ist der Empfang eines Telefonanrufs. In der Art zu antworten, zu begrüßen und sich vorzustellen, gibt es eine implizite Unternehmenskultur. Es ist daher ein Element, das eng mit dem Geschäfts- oder Markenimage verbunden ist.

Protokoll beim Telefonat

- Guten Morgen Herr / Frau

- Ich bin Judith, wie kann ich dir helfen / dienen?

- Ich werde Ihren Fall prüfen, bitte nicht zurückziehen.

- Danke für Ihren Anruf, wir stehen zu Ihren Diensten.

- Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag, Herr / Frau

Protokoll in Präsentation, Begrüßung und Abschied

• Steh auf, wenn du grüßst.
• Händeschütteln und lächeln.
• Vermeiden Sie überschwängliche Umarmungen und Küsse.
• Schauen Sie der Person beim Sprechen in die Augen.
• Vermeiden Sie Tuteo und die Verwendung umgangssprachlicher Begriffe.
• Seien Sie herzlich und freundlich im Umgang.
• Versuchen Sie, die Person beim Namen zu nennen, wenn Sie es wissen.
• Vermeiden Sie Überbewusstsein.
• Vermeiden Sie es, übermäßig über sich selbst und Ihr persönliches Leben zu sprechen.

Kleidungsprotokoll

• Tragen Sie keine ungeeigneten Kleidungsstücke oder Kleidungsstücke, die zu viel Aufmerksamkeit erregen.
• Tragen Sie Kleidung, die Ihre Persönlichkeit ergänzt.
• Tragen Sie geeignete Kleidungsgrößen.
• Tragen Sie eine Krawatte / Jacke / Rock / Bluse.
• Männer müssen sich richtig rasieren und auf ihr Aussehen achten.
• Frauen machen richtig.
• Halten Sie Hände und Nägel sauber und gepflegt.
• Verwenden Sie diskrete Parfums oder Lotionen.

Verweise

1. Martínez, Julián Mesa: Handbuch zum Geschäftsprotokoll: Inhalt und Vorbereitungsschritte. Abgerufen am 14. Februar 2018 von blog.grupo-pya.com
2. Was ist Protokoll und wofür ist es im Unternehmen? Konsultiert von gestiopolis.com
3. Warum ist Protokoll in Unternehmen wichtig? Konsultiert von gadebs.es
4. Protokoll. Königliche Spanische Akademie. Übliches Wörterbuch. Konsultiert von dle.rae.es
5. Das Geschäftsprotokoll. Konsultiert von cevents.es
6. Die Bedeutung des Geschäftsprotokolls. Konsultiert von telesup.edu.pe