GRUNDSÄTZE DER KONTROLLE EINES UNTERNEHMENS: GRUNDSÄTZE UND BEISPIELE - DUDAS - 2025

Die Kontrollprinzipien eines Unternehmens sind die Vorschriften, die das Vorhandensein von Verfahren und Prozessen erfordern, die in Buchhaltungssystemen festgelegt sind, um Managern bei der Überwachung und Regulierung von Geschäftsaktivitäten zu helfen und so sicherzustellen, dass die Vermögenswerte des Unternehmens geschützt sind.

Ziel der Kontrollgrundsätze ist es sicherzustellen, dass das Rechnungsführungssystem ordnungsgemäß funktioniert und Geschäftsereignisse genau aufgezeichnet werden. Offensichtlich können Manager nicht alle Mitarbeiter beaufsichtigen, daher besteht die Möglichkeit, dass Fehler oder Betrug auftreten.

Um wirksame Kontrollen zu identifizieren und einzurichten, muss das Management das Risiko kontinuierlich bewerten, die Umsetzung der Kontrolle überwachen und die Kontrollen nach Bedarf ändern.

Eine solch wesentliche Geschäftsfunktion bietet angemessene Sicherheit, indem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Vermögenswerte des Unternehmens geschützt werden. Unternehmen müssen aufgrund ihrer Bedeutung die Grundprinzipien der Kontrolle berücksichtigen.

Hauptkontrollprinzipien

Kontrollumfeld

Der Führungsstil und die Erwartungen der leitenden Angestellten, insbesondere ihre Kontrollrichtlinien, bestimmen die Kontrollumgebung.

In einer Kontrollumgebung erfolgt eine zusätzliche Überwachung durch ein Management-Komitee, die sicherstellt, dass administrative Integrität, ethische Werte, eine klar definierte Organisationsstruktur und kompetente und zuverlässige Mitarbeiter vorhanden sind, die Befugnisse und Verantwortlichkeiten zuweisen.

Überwachungsaktivitäten

Dies sind spezifische Richtlinien und Verfahren, mit denen das Management seine Ziele erreicht. Dazu gehören die folgenden:

Aufgabentrennung

Es erfordert, dass verschiedenen Personen die Verantwortung für die Ausführung verschiedener Aufgaben in verwandten Aktivitäten zugewiesen wird, insbesondere solchen, die Autorisierung, Sorgerecht oder Aufzeichnungen beinhalten.

Indem verschiedene Personen diese Funktionen ausführen müssen, wird ein ausgewogenes Kontrollsystem geschaffen.

Genehmigung von Transaktionen und Aktivitäten

Es hilft sicherzustellen, dass alle Unternehmensaktivitäten den festgelegten Richtlinien und Richtlinien entsprechen.

Wenn bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen genehmigen müssen, wird den Buchhaltungsunterlagen eine zusätzliche Verpflichtung hinzugefügt, indem nachgewiesen wird, dass die Transaktionen von der zuständigen Behörde analysiert und genehmigt wurden.

Standardisierung von Dokumenten

Es umfasst die Erstellung benutzerfreundlicher und ausreichend informativer Rechnungen und anderer Dokumente, die Verwendung vornummerierter und aufeinanderfolgender Dokumente sowie die rechtzeitige Erstellung von Dokumenten.

Die Standardisierung erleichtert das Überprüfen alter Datensätze, indem nach der Ursache von Unstimmigkeiten im System gesucht wird. Mangelnde Standardisierung kann dazu führen, dass einige Elemente bei einer solchen Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.

Physische und Zugriffskontrollen für Assets und Datensätze

Hierbei handelt es sich um elektronische oder mechanische Steuerungen (Safes, Ausweise, Zäune, Registrierkassen, Videokameras, Schlösser) oder Computersteuerungen, die sich auf Zugriffsrechte oder etablierte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren beziehen.

Technologie kann im Allgemeinen dort eingesetzt werden, wo Menschen nicht in der Lage sind, und Sie können 24 Stunden am Tag im Einsatz sein, ohne dass zusätzliche Löhne erforderlich sind.

Durch die Steuerung des Zugriffs auf ein Buchhaltungssystem über Kennwörter, Sperren und elektronische Zugriffsprotokolle werden nicht autorisierte Benutzer vom System ferngehalten und die Systemnutzung überprüft, um Fehlerquellen zu ermitteln.

Unabhängige Bewertungen

Unternehmen sollten ihre Kontrollsysteme regelmäßig überprüfen. Dies sollte von jemandem durchgeführt werden, der keine der zu überprüfenden Arbeiten ausgeführt hat.

Diese Überprüfungen tragen dazu bei, die Zuverlässigkeit der Buchhaltungsinformationen und die Effizienz des Betriebs sicherzustellen.

Zuweisung von Verantwortlichkeiten

Das Unternehmen muss die Verantwortlichkeiten klar festlegen. Durch die Zuweisung spezifischer Verantwortlichkeiten an Personen wird sichergestellt, dass sie ihre Rolle bei der Aufrechterhaltung der Kontrolle verstehen.

Wenn eine Verantwortung übersehen wird, macht ein wirksames Überwachungssystem deutlich, wer eine zugewiesene Aufgabe nicht ausführt.

Beispiele

Alle diese Kontrollen erfüllen die Ziele des Kontrollprinzips. Nachdem die Kontrollen eingerichtet wurden, müssen die Manager nicht die Aktivitäten jedes Mitarbeiters überwachen. Sie können die Kontrollen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren, und sich auf die Führung des Geschäfts konzentrieren.

Aufgabentrennung

Es ist eine gute Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Funktionen zur Aufzeichnung von der tatsächlichen Bargeldbearbeitung getrennt sind.

Aus diesem Grund ist der Kassierer für das Sammeln von Bargeld von Kunden mit der Möglichkeit der Einzahlung bei der Bank verantwortlich, und die Buchhaltungsabteilung ist für das Erfassen dieser Geldeingänge und das Abgleichen von Banken verantwortlich.

Auf diese Weise kann eine einzelne Person das Geld des Kunden nicht nehmen und es missbrauchen, um es später mit betrügerischer Buchhaltung zu vertuschen.

Wenn zwei Personen diese Arbeit erledigen, kann Betrug nur dann funktionieren, wenn jede Person mit der anderen in Komplizenschaft steht. Offensichtlich stehlen zwei mitschuldige Mitarbeiter viel seltener als ein einzelner Mitarbeiter.

Zulassungen

Das Erfordernis einer Genehmigung, um hohe Ausgaben zu leisten, kann skrupellose Mitarbeiter daran hindern, große betrügerische Transaktionen mit Unternehmensmitteln durchzuführen.

Eine offizielle Preisliste dient als Genehmigung für das Verkaufspersonal, zu diesen Preisen zu verkaufen. Darüber hinaus kann es ein Steuerelement geben, mit dem der Vertriebsleiter angemessene Änderungen an der Preisliste genehmigen kann.

Fluktuation und Urlaub

Die obligatorische Fluktuation oder Urlaubszeit der Mitarbeiter wird eingeführt, um betrügerische Systeme zu erkennen, für deren Aufrechterhaltung ein reguläres System erforderlich ist.

Wenn der Buchhalter alle zwei Monate die Verantwortlichkeiten wechselt, kann eine Person ein Schurkensystem nicht konsistent betreiben.

Physische Audits

Physische Audits umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und anderen im Buchhaltungssystem erfassten physischen Vermögenswerten, wie z. B. Vorräten.

Die physische Zählung kann versteckte Diskrepanzen im Kontostand aufdecken, indem elektronische Aufzeichnungen vollständig umgangen werden. Das Zählen des Bargeldes an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals täglich erfolgen.

Größere Projekte wie Inventur müssen seltener durchgeführt werden, möglicherweise jährlich oder vierteljährlich.

Regelmäßige Rechnungsabstimmungen

Sie garantieren, dass die Salden des Rechnungsführungssystems mit den Salden der Konten anderer Unternehmen wie Banken, Lieferanten und Kunden übereinstimmen.

Die Unterschiede zwischen diesen Arten von komplementären Konten können Unstimmigkeiten in den eigenen Konten aufzeigen oder darauf, dass die Fehler von den anderen Entitäten stammen.

Automatisierte Steuerung

Sie sind wahrscheinlich die häufigsten internen Kontrollen, da sie das Unternehmen nicht nur schützen, sondern auch effizienter machen.

Automatisierte Zeitschaltuhren sind ein gutes Beispiel. Die Mitarbeiter werden bei ihrer Ankunft von diesen Uhren überprüft und am Ende ihrer Schicht überprüft.

Die automatisierte Zeitschaltuhr verhindert, dass Mitarbeiter mit ihrer Arbeitszeit betrügen.

Verweise

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