VERFAHRENSHANDBUCH EINES UNTERNEHMENS: WOFÜR ES IST, VORBEREITUNG - DUDAS - 2025

Das Verfahrenshandbuch eines Unternehmens ist ein schriftliches Dokument, in dem schrittweise Anweisungen zum Ausführen einer Arbeitsaufgabe oder zum Umgang mit einer bestimmten Situation am Arbeitsplatz aufgeführt sind. Es enthält die Best Practices des Unternehmens und die Beschreibungen der wichtigsten Geschäftsprozesse.

Dieses Handbuch enthält auch die Methoden und Standards, wie die Arbeit voraussichtlich ausgeführt wird. Die Erstellung des Verfahrenshandbuchs hilft dem Unternehmen beim Wachstum, vereinfacht die Schulung und erleichtert die Skalierbarkeit.

Dieses Handbuch kann ein Drei-Ring-Ordner, ein Ordner auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk oder eine automatisierte Version sein, die online mithilfe einer Verfahrensverwaltungssoftware veröffentlicht wird. Jeder sollte verstehen, woraus das Verfahrenshandbuch besteht und wo es zu finden ist, wenn jemand es benötigt.

Das Schreiben eines Verfahrenshandbuchs erfordert ein klares Verständnis der Schritte, die mit einem bestimmten Prozess verbunden sind. Wenn das Geschäft wächst, werden neue Verfahren erforderlich sein. Das Verfahrenshandbuch kann auch als eine Bibliothek von Verfahren betrachtet werden.

Das Handbuch enthält Beispielverfahren, die als Vorlage für neue Betriebsverfahren verwendet werden können. Alle Mitarbeiter der Organisation müssen über Unternehmensrichtlinien und -verfahren informiert sein. Sie sollten immer sofort Zugang zu einem Verfahrenshandbuch haben.

Wofür ist das?

Durch die Verwendung eines gut geschriebenen Verfahrenshandbuchs kann ein Unternehmen die Schulung neuer Mitarbeiter effektiver erleichtern.

Über die Schulung hinaus bietet ein Verfahrenshandbuch aktuellen Teammitgliedern eine Ressource, um sich über weniger verwendete Verfahren zu informieren und sicherzustellen, dass sie mit der richtigen Formalität ausgeführt werden, während die Qualitätskontrolle beibehalten wird.

Die Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird. Vorgesetzte benötigen ein Verfahrenshandbuch, um Geschäftsprozesse zu verwalten. Indem Sie die Standards dokumentieren, kommunizieren Sie, was für Wachstum, Qualität und Kundenzufriedenheit wichtig ist.

Durch Richtlinien und Verfahren, die sich auf einen Funktionsbereich auswirken, können Mitarbeiter an vorderster Front effektive und zeitsparende Entscheidungen treffen.

Ein Handbuch für effektive Verfahren bietet die geeigneten Methoden für die abteilungsübergreifende Kommunikation, sodass die Mitarbeiter zusammenarbeiten können, um alltägliche Geschäftsprobleme zu lösen, ohne dass eine unnötige Aufsicht erforderlich ist.

Ziel des Verfahrenshandbuchs sollte es sein, unterschiedliche Inhalte so zu organisieren, dass sie sowohl die Formen als auch die Kommunikationsmittel des Unternehmens widerspiegeln, um die Dienstleistung erbringen oder das Produkt zu den niedrigsten Kosten und in kürzester Zeit herstellen zu können.

Es hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter hoch bleibt.

Wie man es macht?

Vor der Entwicklung eines Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, den Unterschied zwischen Richtlinie, Kernprozess und Verfahren zu verstehen.

- Politik ist eine Reihe von Grundprinzipien und zugehörigen Richtlinien, die von der Führung einer Organisation formuliert und angewendet werden, um ihre Maßnahmen zur Verfolgung langfristiger Ziele zu lenken und einzuschränken.

- Grundlegender Prozess ist die Abfolge von voneinander abhängigen und verknüpften Verfahren, die in jeder Phase eine oder mehrere Ressourcen (Zeit, Energie, Maschinen, Geld der Mitarbeiter) verbrauchen, um Inputs in Produkte umzuwandeln. Diese Ergebnisse dienen als Eingaben für die nächste Stufe, bis ein bekanntes Ziel oder Endergebnis erreicht ist.

- Die Prozedur ist eine Abfolge von Aktivitäten oder eine festgelegte Vorgehensweise, die durch Schritte (mit klar definierten Start- und Endpunkten) definiert ist, die in derselben Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen.

Kernprozesse definieren

Alle zentralen Prozesse des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Zunächst wird definiert, welche Prozesse im Verfahrenshandbuch beschrieben und zugeordnet werden, und es wird eine Zusammenfassung aller Verfahren erstellt, die Sie einschließen möchten.

Obwohl möglicherweise nicht jeder Prozess aufgelistet ist, ist es wichtig, die grundlegendsten und wichtigsten zu ermitteln. Beispielsweise kann ein Restaurant die Kernprozesse für die Zubereitung eines bestimmten Gerichts definieren, aber ebenso wichtig ist der Reinigungsprozess des Restaurants.

Eine Liste der Kernprozesse, die behandelt werden müssen, sollte erstellt werden, damit jeder nach dem Mapping in das Verfahrenshandbuch integriert werden kann. Die Gliederung dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass keine der Aufgaben übrig bleibt, wenn mit dem Schreiben des Handbuchs begonnen wird.

Schreiben Sie eine Einführung

Fügen Sie eine kurze Beschreibung dessen hinzu, was in dem Handbuch enthalten ist, die direkt an die Personen geht, die das Handbuch verwenden werden, was die Leser bei der Verwendung des Handbuchs erwarten können und wie das Handbuch am besten verwendet werden kann (d. H. Es vollständig lesen end "oder" als Referenz verwenden, um nach Bedarf Verfahren zu finden ").

Erstellen Sie ein Flussdiagramm für jeden Prozess

Jeder Prozess wird durch die Schritte oder Aufgaben definiert, die erforderlich sind, um ihn abzuschließen. Das Fehlen eines Schritts kann bedeuten, dass eine Bestellung verloren geht oder verzögert wird oder ein fehlerhaftes Endprodukt vorliegt. Durch das Erstellen eines Flussdiagramms wird der Arbeitsablauf definiert.

Um ein Handbuch fertigzustellen, müssen Sie jeweils mit einem Prozess beginnen: Beginnen Sie mit dem ersten Prozess in der Gliederung. Die Schritte, die zum Abschließen des Vorgangs erforderlich sind, werden beschrieben. Anschließend gehen Sie zurück und notieren die Details für jeden Schritt.

Stellen Sie sicher, dass jeder Schritt klar und präzise ist. Jeder Schritt sollte so detailliert sein, dass jeder den Anweisungen folgen kann.

Angenommen, Sie erstellen eine Prozedur für den Verkaufsprozess anhand einer Anforderung im Internet. Zunächst wird ein Flussdiagramm erstellt, wie der potenzielle Kunde zum ersten Mal kontaktiert wird, nachdem er die Informationen angefordert hat: per Telefonanruf, E-Mail oder SMS.

Wenn der Interessent anfangs nicht kontaktiert werden konnte, wird berechnet, wie oft das Verkaufsteam nachverfolgt, mit spezifischen Skripten für jeden Kontakt.

Bei der Kontaktaufnahme mit dem Kunden werden ein anderes Skript sowie eine Reihe von Folgemaßnahmen zugewiesen, je nachdem, ob der Kunde das Produkt gekauft oder gewartet hat.

Geben Sie die Prozedur jemand anderem zum Lesen

Es ist wichtig, dass ein Mitarbeiter oder jemand, den Sie kennen, es liest und die Anweisungen befolgt, während sie geschrieben sind. Diese Person kann wertvolles Feedback geben, wenn es Schritte gibt, die Sie nicht ausführen konnten oder die Sie nicht verstanden haben.

Die Prozedur wird basierend auf den Kommentaren debuggt. Möglicherweise müssen Sie die Anweisungen neu schreiben, bearbeiten oder etwas hinzufügen.

Erstellen Sie Checklisten und Formulare

Für jeden Prozess ist es für Teammitglieder einfacher, einem Formular oder einer Checkliste zu folgen. Aus diesem Grund muss eine detaillierte Vorlage entwickelt werden, die auf dem zugeordneten Prozess basiert.

Wenn Sie bei der Eingabe des Kunden bestimmte Informationen erfassen müssen, müssen Sie sicherstellen, dass die Vorlage alle erforderlichen Informationen enthält, die übersichtlich dargestellt werden.

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass sich die Teammitglieder an alles erinnern, was das Verfahren anzeigt, insbesondere wenn ein Kunde ihnen gegenüber sitzt. Die Checklisten und Formulare sollten als Anhang zum Flussdiagramm und zu den Prozessschritten integriert werden.

Integrieren Sie es in ein Verfahrenshandbuch

Nachdem jedem Prozess ein Flussdiagramm zugewiesen und alle unterstützenden Dokumentvorlagen erstellt wurden, werden sie in ein vollständiges Verfahrenshandbuch integriert. Das Handbuch ist abteilungsbezogen organisiert.

Das Verfahrenshandbuch kann beispielsweise die Abschnitte "Vertrieb", "Betrieb" und "Vertrieb" enthalten. Jeder Abschnitt ist in die Kernprozesse dieser Abteilung unterteilt, im Allgemeinen in der Reihenfolge, in der jeder Kernprozess bei der Gesamtlieferung der Produkte ausgeführt wird.

Im Abschnitt "Verteilung" können Sie mehrere Hauptprozesse ausführen, z. B. "Bestellung abrufen", "Paket für Lieferung", "Versand" und "Sendungsverfolgung".

Das Verfahrenshandbuch ist mit einem Inhaltsverzeichnis versehen, und jedes Verfahren ist übersichtlich mit einer fett gedruckten Titelüberschrift aufgeführt.

Eine Titelseite enthält den Namen des Handbuchs, ein Inhaltsverzeichnis, die Einführung und die Verfahren in der Reihenfolge des Inhaltsverzeichnisses.

Es könnten sogar Registerkarten für Teammitglieder platziert werden, um das Handbuch einfach zu lesen und relevante Verfahren in ihren Abteilungen zu finden.

Zuletzt werden Kopien angefertigt und verteilt. Ermutigen Sie zu kontinuierlichem Feedback und aktualisieren Sie das Handbuch bei Bedarf. Ein Handbuch sollte in einem bestimmten Bereich jedes Funktionsstandorts unter Verwendung von Richtlinien und Verfahren verfügbar sein.

Beispiele

-Manuell, um Hamburger auf eine bestimmte Art und Weise zu kochen.

- Handbuch zum Verhalten bei einem Brand, einem Erdbeben oder einer Naturkatastrophe.

-Manual zum Umgang mit Kundenbeschwerden oder einem aggressiven Kunden.

-Manuell zur Durchführung eines Personalauswahlprozesses.

-Manuell zu wissen, wie man in einem Restaurant arbeitet.

Verweise

1. Kimberlee Leonard (2017). Wie schreibe ich ein Standardhandbuch für Betriebsverfahren? Kleinunternehmen - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Was ist ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren? Bizmanualz. Entnommen aus: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Die Definition eines Verfahrenshandbuchs. Entnommen aus: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Was ist der Zweck eines Verfahrenshandbuchs? Bizmanualz. Entnommen aus: bizmanualz.com.
5. Vorlagenlabor (2018). 37 SOP-Vorlagen (Best Standard Operating Procedure). Entnommen aus: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). DER 8-SCHRITT-LEITFADEN ZUM ERSTELLEN EINES STANDARD-BETRIEBSVERFAHRENSHANDBUCHS. Lern. Entnommen aus: blog.lern.org.