Ein Baraufwand (Buchhaltung) , auch Barzahlung genannt, bezieht sich auf die Zahlung, die ein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums, z. B. eines Monats, eines Quartals oder eines Jahres, geleistet hat. Dies ist der Abfluss von Bargeld, das im Austausch für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen gezahlt wird.
Es umfasst nicht nur Zahlungen in bar (Auszahlung), sondern auch Schecks oder elektronische Überweisungen. Wenn die Zahlung per Scheck oder per Überweisung erfolgt, gibt es aufgrund der Länge ihrer Verarbeitung in der Regel eine Verzögerung von ein oder zwei Tagen, bevor das Geld vom Bankkonto des Unternehmens abgebucht wird.
Barauszahlungen erfolgen in der Regel über das Kreditorensystem. Gelder können jedoch auch über das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem und über Bargeld ausgezahlt werden.
Der Barauszahlungsprozess kann an die Bank des Unternehmens vergeben werden, so dass Zahlungen ab dem vom zahlenden Unternehmen genehmigten Datum mit Mitteln vom Girokonto des Unternehmens ausgegeben werden.
Eigenschaften
Ein Aufwand bedeutet einen Mittelabfluss. Die Zahlungsaktivität führt zu einer Verringerung des verfügbaren Barguthaben auf einem Girokonto.
Es kann auch eine Barauszahlung getätigt werden, um einem Kunden Geld zurückzuerstatten, was als Umsatzminderung verbucht wird. Eine andere Art von Bargeldausgaben ist die Zahlung von Dividenden an die Aktionäre. Dies wird als Reduzierung des Unternehmenskapitals erfasst.
Es gibt eine große Anzahl möglicher Auszahlungstransaktionen, darunter die folgenden:
- Gehälter an Mitarbeiter gezahlt.
- Verkaufsprovisionen, die an Verkäufer gezahlt werden.
- Lizenzgebühren für die Nutzung von geistigem Eigentum.
- Die Zahlung von Lieferantenrechnungen.
- Dividenden an Aktionäre oder Investoren.
- Steuern, die an den Staat gezahlt werden.
Die häufigsten Formen einer Auszahlung sind Bargeld, Schecks, automatische elektronische Überweisung, Debitkarte und Überweisung.
Auszahlungskonten
Ein Unternehmen verwendet Ausgabenkonten, um das Geld zu kontrollieren, das es für Ausgaben verwendet, die so unterschiedlich sind wie Gehaltsabrechnung, Rechtsstreitigkeiten, behördliche Sanktionen, Wartung von Geräten und Büromaterial.
Jedes Konto, auf das sich das Unternehmen stützt, um zu überwachen, was aus den Unternehmenskassen kommt, gilt als Auszahlungskonto. Angesichts der Bedeutung dieser Konten gibt es viel strategisches Denken, um Auszahlungsverfahren zu formulieren und zu verabschieden.
Diese Vorschriften helfen den Mitarbeitern klar zu verstehen, wie Gelder auszuzahlen sind, wann dies zu tun ist, von wem die Genehmigung einzuholen ist und wie Posten zu melden sind.
Ein Buchhalter zeichnet Transaktionen auf und bucht sie in Hauptbücher wie das Hauptbuch und das Kreditorenbuch. Jeder Datensatz enthält das Datum, den Namen des Begünstigten, den berechneten oder gutgeschriebenen Betrag, die Zahlungsmethode, den Zweck der Zahlung und deren Auswirkungen auf das allgemeine Barguthaben des Unternehmens.
Die Konten im Hauptbuch hängen von der Art des Geschäfts ab. Ein Einzelhändler hat beispielsweise Zahlungen für Inventargegenstände, Verbindlichkeiten und Löhne. Ein Hersteller hat Transaktionen für Rohstoffe und Produktionskosten.
Wofür ist das?
Bargeldausgaben messen den Geldbetrag, der tatsächlich ein Unternehmen verlässt. Dieser Betrag kann sehr stark vom tatsächlichen Gewinn oder Verlust des Unternehmens abweichen.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Abgrenzungsmethode verwendet, werden Aufwendungen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung und nicht zum Zeitpunkt ihrer Zahlung ausgewiesen. Ebenso wird das Einkommen gemeldet, wenn es verdient wird, nicht wenn es tatsächlich gesammelt wird.
Wenn die Einnahmen jedoch nicht so schnell wie gewünscht eingezogen werden, die Ausgaben jedoch bezahlt werden, können Sie einen Gewinn ausweisen, ohne jedoch Bargeld für die Fertigstellung zu haben.
Der Geldaufwand ist Teil des Cashflows. Wenn der Cashflow negativ ist, was bedeutet, dass die Ausgaben höher sind als das Einkommen, kann dies eine Frühwarnung vor möglichen Forderungsausfällen sein.
Auszahlungsjournal
Das Ausgabenjournal ist das Protokoll, das die Buchhalter über alle finanziellen Ausgaben eines Unternehmens führen, bevor sie im Hauptbuch veröffentlicht werden.
Auszahlungsjournale erfüllen eine Reihe von Funktionen, um die Stornierung von Steuern und die Kategorisierung anderer Ausgaben zu erfassen. Alle in bar getätigten Einkäufe werden im Ausgabenjournal erfasst.
Dieses Journal wird monatlich mit den Hauptbuchkonten abgeglichen. Diese werden später verwendet, um den Jahresabschluss für die regulären Abrechnungsperioden zu erstellen.
Die Journale werden in der Buchhaltungssoftware gespeichert und enthalten die folgenden grundlegenden Informationen: Auszahlungsdatum, Schecknummer, Art der Transaktion, Betrag, Begünstigter und Vermerk.
Der Journalmanager muss sehr genau und über jede Transaktion informiert sein, um das Journal ordnungsgemäß zu pflegen. Es ist auch empfehlenswert, interne Kontrollen einzurichten, damit das Geld nicht umgeleitet oder missbraucht wird.
Solche internen Kontrollen könnten die Überprüfung großer Ausgaben oder die Überwachung bestimmter Zahlungssysteme auf ungewöhnliche Aktivitäten sein.
Über die Verwendung für Hauptbucheinträge bei der Erstellung von Jahresabschlüssen eines Unternehmens hinaus kann das Ausgabenjournal den Eigentümern Informationen über Bargeldhandhabungsaktivitäten liefern.
Unter den herausragenden Informationen, die von dieser Zeitung präsentiert werden, wird unter anderem hervorgehoben, wie viel dem Inventar dieses Monats zugewiesen wurde, wie viel für Gehälter, wie viel für Mietverträge, wie viel für externe Dienstleistungen. Das Journal wird zu einer guten Ressource für zukünftige Auszahlungsentscheidungen.
Beispiel
Ein Beispiel für einen Aufwand ist, wenn ein Unternehmensanwalt während der Vorbereitung eines Falls Zahlungen an Dritte für Rechts- oder Krankheitskosten, private Ermittlungen, das Versenden von Dokumenten oder Gutachten leistet.
Auszahlungen können kostspielig sein, wenn Expertenberichte zur Feststellung von Beweismitteln erforderlich sind, insbesondere in Fällen von Personenschäden, in denen schwere Verletzungen langfristige Auswirkungen haben und sofort bewertet werden müssen.
Diese Berichte ermöglichen es, Kundenverluste genauer zu bestimmen und ein besseres Verständnis der geltend gemachten Schäden zu ermöglichen. Der Anwalt benachrichtigt den Kunden und die Versicherungsgesellschaft, bevor hohe Kosten anfallen. Der Mandant muss den Anwalt erstatten.
Verweise
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