EINKAUFSABTEILUNG: MERKMALE, FUNKTIONEN - DUDAS - 2025

Die Einkaufsabteilung ist der Bereich eines Unternehmens, der für alle von der Organisation geforderten Aktivitäten zur Beschaffung von Rohstoffen, Ersatzteilen, Dienstleistungen usw. verantwortlich ist. Es bietet einen Service, der das Rückgrat vieler Industrie-, Einzelhandels- und Militärorganisationen bildet.

Stellt sicher, dass die für den Betrieb des Geschäfts erforderlichen Lieferungen bestellt und im Inventar gehalten werden. Diese Abteilung steht im Zentrum eines erfolgreichen Lieferkettenmanagements und ist dafür verantwortlich, die Kosten für bestellte Produkte zu minimieren, die Lagerbestände zu kontrollieren und enge Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.

Eine gute Einkaufsabteilung wird von den Lieferanten Qualität verlangen und die Bestellungen von Anfang an bis zum Empfang verfolgen. Helfen Sie anderen Abteilungen, Bedürfnisse zu identifizieren, den Anforderungsprozess zu verwalten und wettbewerbsfähige Preise zu erzielen. Sie fungieren normalerweise als Kontrolleure, um die Einhaltung der Budgets sicherzustellen.

Eigenschaften

Wirken Sie als vertrauenswürdige Berater der Geschäftsleitung

Die Einkaufsabteilung ist auf hohem Niveau in die Unternehmensplanung und Budgetierung involviert. Dies ermöglicht es, Reverse Engineering-Kosten zu entwerfen und potenziell kostengünstigere und / oder qualitativ hochwertigere Alternativen zu untersuchen.

Förderung der Lieferanteninnovation

Die Einkaufsabteilung verlangt nicht nur den niedrigsten Preis, sondern arbeitet auch mit Lieferanten zusammen, um die zugrunde liegenden Kosten für ihre Produkte und Dienstleistungen zu senken.

Sie sind eng mit dem "Lebenszyklus der Innovation" verbunden, von der ersten Idee über die Herstellung bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung.

Bieten Sie Einblick in wichtige Lieferantendaten

Unternehmen können auf diese Informationen zurückgreifen, um prädiktive Analysen zu erstellen und einen tieferen Einblick in die Märkte zu erhalten.

Verwalten und mindern Sie das Supply-Chain-Risiko

Wirtschaftskrisen haben gezeigt, wie wichtig es ist, sich der Stabilität der Lieferanten bewusst zu sein. Die Einkaufsabteilung hat einen viel klareren Überblick über diesen Bereich als jeder andere Teil der Organisation.

Förderung einer agilen Personalausstattung und Talententwicklung

Es ist notwendig, funktionale und geografische Grenzen zu überschreiten, um die richtigen Kandidaten für die Einkaufsabteilung zu finden.

In einigen Fällen liegt die Antwort im Outsourcing oder der Verwendung von Shared Service-Organisationen.

Eigenschaften

Materialien beschaffen

Für ein produzierendes Unternehmen könnte dies Rohstoffe, aber auch Werkzeuge, Maschinen oder sogar die notwendigen Büromaterialien für das Verkaufsteam und die Sekretäre umfassen.

In einem Einzelhandelsgeschäft muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass immer genügend Produkte in den Regalen oder Lagern vorhanden sind, um das Geschäft gut zu füllen.

Es ist besonders wichtig, Ihr Lager auf einem vernünftigen Niveau zu halten. Eine Überinvestition großer Geldbeträge in Lagerbestände kann zu Lagerproblemen und einem Kapitalmangel für andere Arten von Ausgaben wie Forschung und Entwicklung oder Werbung führen.

Preise bewerten

Eine Einkaufsabteilung ist dafür verantwortlich, kontinuierlich zu bewerten, ob Sie die Materialien zum bestmöglichen Preis erhalten, um die Rentabilität zu maximieren.

Sie müssen die Preise vergleichen, damit Sie die besten Lieferanten mit den sinnvollsten Preisen für unternehmensspezifische Größenbestellungen finden.

Die Einkaufsabteilung kann mit alternativen Lieferanten kommunizieren, bessere Preise für Bestellungen mit höherem Volumen aushandeln oder sich nach der Möglichkeit erkundigen, günstigere Produkte aus einer Vielzahl anderer Quellen zu erhalten.

Vorabgenehmigung des Anbieters

Die Einkaufsabteilung bewertet Lieferanten hinsichtlich Preis, Qualität, Kundenmeinungen und Zeit bis zur Auftragsabwicklung und erstellt eine Liste der zugelassenen Lieferanten.

Verfolgen Sie Ihre Bestellungen

Bestellungen werden mit Bestellformularen dokumentiert. Diese geben wichtige Informationen zu den bestellten Materialien sowie zur bestellten Menge an.

Diese Formulare werden verwendet, um sicherzustellen, dass bestellte Produkte eingehen, und um zu verfolgen, wie lange es dauert, bis Bestellungen abgeschlossen sind.

Büroarbeit

Die Einkaufsabteilung kümmert sich um alle Unterlagen zum Kauf und zur Lieferung von Materialien.

Dies bedeutet, dass Sie eng mit Ihrer Buchhaltungsabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass genügend Geld für den Kauf von Artikeln vorhanden ist, dass der Cashflow reibungslos verläuft und alle Zahlungen pünktlich erfolgen.

Einhaltung von Richtlinien

Vor dem Kauf muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass die Formalitäten für den Erwerb und die Genehmigung des Budgets eingehalten werden, und sie muss sicherstellen, dass die Materialien gemäß den allgemeinen Richtlinien der Organisation gekauft werden.

Bedeutung

Holen Sie sich niedrigere Kosten

Die Einkaufsabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Maximierung des Geschäftsgewinns. Vergleichen Sie die Preise und verhandeln Sie mit den Lieferanten, damit das Unternehmen den bestmöglichen Preis für die erforderlichen Produkte erhält.

Sie können auch Einsparungen erzielen, indem Sie die Garantien und Rabatte nutzen, die Nichtfachleute im Allgemeinen vergessen.

Hilft beim Sparen und sorgt für mehr Transparenz bei den Unternehmensausgaben. Auf diese Weise können Sie bessere Verträge aushandeln und den Cashflow freisetzen.

Vermeiden Sie unzureichende Materialien

Die Einkaufsabteilung muss ermitteln, welche Produkte für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, und geeignete Maßnahmen zum Schutz der Lieferkette ergreifen.

Um sicherzustellen, dass unzureichende Materialien die Produktivität nicht beeinträchtigen, verwendet die Einkaufsabteilung Techniken wie Multiple Sourcing.

Wenn Sie mehrere Quellen haben, müssen Sie mehrere Anbieter verwenden, die dieselben Produkte anbieten. Wenn bei einem Lieferanten ein Problem auftritt, können die Bestellungen auf einen anderen Lieferanten erhöht werden, um den Fehler zu kompensieren.

Qualität verbessern

Die Einkaufsabteilung trägt zur Qualitätsverbesserung bei, indem sie Leistungsziele festlegt. Dann wird die tatsächliche Leistung anhand dieser Ziele verfolgt.

Es ist wichtig, Qualitätsmerkmale anhand von Indikatoren für Attribute wie Haltbarkeit, Produktaussehen oder Pünktlichkeit der Lieferung zu messen.

Sie arbeiten eng mit Lieferanten zusammen, um ihre Prozesse zu entwickeln und ihnen zu helfen, die Qualität zu verbessern.

Beziehungen verwalten

Die Herausforderung für die Einkaufsabteilung besteht darin, den Lieferanten für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu interessieren. Lassen Sie den Lieferanten in eine langfristige Beziehung investieren.

Die Abteilung muss auch die Beziehungen innerhalb des Unternehmens verwalten. Sie müssen mit internen Stakeholdern wie Marketing, Finanzen, Logistik und Vertrieb zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle aufeinander abgestimmt sind.

Suchen Sie nach Innovation

Da die Einkaufsabteilung immer mit einer Vielzahl externer Unternehmen in Kontakt steht, ist sie in einer idealen Position, um innovative Produkte zu erwerben, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf Preis, Qualität oder Komfort bieten können.

Verweise

1. Alexis Writing (2018). Was sind die Funktionen einer Einkaufsabteilung in einer Organisation? Kleinunternehmen - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, die freie Enzyklopädie (2018). Einkaufsmanagement. Entnommen aus: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Rollen einer Einkaufsabteilung in der Wirtschaft. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 Möglichkeiten, wie die Einkaufsabteilung Ihr Geschäft verbessern kann. Entnommen aus: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Die fünf Merkmale von Beschaffungsorganisationen von Weltklasse. Forbes. Entnommen aus: forbes.com.