ADMINISTRATIVE KONTROLLE: KONTROLLSYSTEME, ZIELE, BEISPIELE - DUDAS - 2025

Die administrative Kontrolle ist definiert als der Prozess, durch den Manager andere Mitglieder der Organisation beeinflussen, um Strategien umzusetzen. Es wird basierend auf den Informationen ausgeführt, die die Manager erhalten haben.

Es befasst sich mit Koordination, Ressourcenzuweisung, Motivation und Leistungsmessung. Die Praxis der Managementkontrolle und der Entwurf von Managementkontrollsystemen basieren auf einer Reihe von akademischen Disziplinen.

Quelle: pixabay.com

Die administrative Kontrolle umfasst umfangreiche Messungen. Daher ist es verwandt und erfordert Eingaben aus dem Rechnungswesen, insbesondere dem Management Accounting. Zweitens geht es um Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung. Daher ist es verwandt und erfordert einen Beitrag der Wirtschaft, insbesondere der Betriebswirtschaft.

Drittens geht es um Kommunikation und Arbeitsmotivation. Dies bedeutet, dass es verwandt ist und einen Beitrag der Sozialpsychologie erfordert, insbesondere des organisatorischen Verhaltens.

Schlechte Kontrollen innerhalb eines Unternehmens stellen erhebliche Bedrohungen dar, wie z. B. ineffiziente Ressourcennutzung, Verarbeitungsfehler, verminderte Rentabilität, mangelnde Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Diebstahl oder Missbrauch von Vermögenswerten durch Mitarbeiter.

Planung und Kontrolle

Zwischen Planung und Steuerung besteht eine enge Verbindung. Planung ist ein Prozess, durch den die Ziele einer Organisation und die Methoden zur Erreichung der Ziele festgelegt werden. Kontrolle ist ein Prozess, der die tatsächliche Leistung misst und gegen die geplanten Ziele der Organisation richtet.

Sobald Strategien festgelegt und Pläne erstellt wurden, besteht die Hauptaufgabe des Managements darin, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass diese Pläne ausgeführt werden oder wenn die Bedingungen dies erfordern, dass die Pläne geändert werden.

Die administrative Kontrolle ist eine der Managementfunktionen, ebenso wie die Planung, Organisation, Überwachung und Leitung.

Dies ist eine wichtige Funktion, da sie dazu beiträgt, Fehler zu überprüfen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um Abweichungen von den Standards zu minimieren und die festgelegten Ziele der Organisation auf die gewünschte Weise zu erreichen.

Die administrative Kontrolle kann als die Funktion des Systems definiert werden, die die Vorgänge nach Bedarf anpasst, um den Plan zu erreichen oder um Variationen der Systemziele innerhalb der zulässigen Grenzen zu halten.

Administrative Kontrollsysteme

Hierbei handelt es sich um Systeme, die Informationen sammeln und verwenden, um die Leistung verschiedener Geschäftsressourcen wie Personal, physische, finanzielle und die Organisation im Allgemeinen als Ergebnis der verfolgten Managementstrategien zu bewerten.

Daher sind sie die formalen Verfahren, die für die administrative und wirtschaftliche Effizienz erforderlich sind. Manager verwenden es, um Standards in den Aktivitäten der Organisation beizubehalten oder zu ändern.

Als integraler Bestandteil des gesamten Kontrollsystems eines Unternehmens ist es sein Ziel, die vollständige und zeitnahe Umsetzung der Pläne und Richtlinien des Managements zu gewährleisten.

Sie können alles umfassen, von der Bestellung von Verbrauchsmaterialien bis hin zur geplanten Verwendung von Assets, der Zuweisung von Jobs oder der Verwaltung des Inventars.

Ein Management-Kontrollsystem ist die Art und Weise, wie Manager ihre Organisationsstrategien oder -richtlinien dokumentieren können. Ebenso können auf diese Weise die Leistung interner Unternehmensprozesse bewertet und mit den erklärten Zielen und Richtlinien verglichen werden.

Geschäftstool

Das Management-Kontrollsystem ist ein Geschäftstool, das Aufschluss darüber gibt, wie gut eine Organisation gemäß ihren Zielen arbeitet.

Verwaltungskontrollen sind jedoch nur eines der Tools, mit denen Manager die gewünschten Strategien implementieren.

Strategien werden nicht nur durch administrative Kontrollen umgesetzt, sondern auch durch Organisationsstruktur, Personalmanagement und Organisationskultur.

Komponenten

Das administrative Kontrollsystem ist ein Instrument, mit dem das Management eine Organisation auf ihre strategischen Ziele und ihren Wettbewerbsvorteil ausrichten kann. Es wird allgemein verstanden, drei Komponenten zu haben:

- Festlegung von Standards.

- Messung der tatsächlichen Leistung anhand dieser Standards.

- Ergreifen von Korrekturmaßnahmen gegen Abweichungen von den Regeln und Plänen.

Schwierigkeiten

Es gibt zwei häufige Schwierigkeiten, die administrative Kontrollsysteme in Unternehmen betreffen.

- Sie müssen in der Lage sein, die Bereiche zu erkennen, in denen eine stärkere Kontrolle erforderlich ist.

- In der Lage sein zu erkennen, wenn vorhandene Steuerungen ineffizient oder fehlerhaft sind.

Tore

Administrative Kontrollziele beziehen sich auf die Zuverlässigkeit von Finanzinformationen, zeitnahes Feedback zur Erreichung operativer oder strategischer Ziele und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Fehlererkennung

Eine Unregelmäßigkeit in der Geschäftsführung des Unternehmens kann die Erreichung der allgemeinen Ziele eines Unternehmens gefährden und dazu führen, dass es gegenüber dem Wettbewerb an Boden verliert und sein eigenes Überleben beeinträchtigt wird.

Daher ist es wichtig, Anomalien schnell zu erkennen. Auf die gleiche Weise können verschiedene Schaltkreise und Bereiche identifiziert werden, die zwar nicht von Anomalien oder schwerwiegenden Fehlern betroffen sind, jedoch für das allgemeine Wohl des Unternehmens optimiert werden können.

Zeigen Sie, dass alles richtig funktioniert

Die Verwaltungskontrolle stellt sicher, dass alles gut funktioniert und dass sowohl die vorgeschlagenen Ziele als auch die auf Verwaltungsebene festgelegten Ebenen in Bezug auf Gewinn, Umsatz, Sicherheit usw. ohne wesentliche Änderungen erreicht werden.

Auf diese Weise wird das Unternehmen sicherer, und seine Standards und operativen Entscheidungsprozesse sind solider.

Handeln Sie bei Bedarf

Das Erkennen einer Situation ist nicht sehr nützlich, wenn aufgrund der detaillierten und konkreten Informationen der Verwaltungskontrolle keine spezifischen Maßnahmen ergriffen werden, um einen negativen Umstand umzuleiten.

Mitarbeiter kommunizieren und motivieren

Eine genaue Kenntnis des Zustands des Unternehmens, einschließlich seiner Fehler, Probleme und korrekt behandelten Aspekte, fördert eine bessere Kommunikation mit den Arbeitnehmern und motiviert sie, sicherzustellen, dass die erforderlichen Aspekte verbessert werden oder dass die richtige Linie eingehalten wird.

Vorbeugende Maßnahmen umsetzen

Die vorzeitige Diagnose spezifischer Probleme, die von der Verwaltungskontrolle erkannt werden, macht Korrekturmaßnahmen unnötig, da sie nur durch vorbeugende Maßnahmen ersetzt werden.

Vorteil

Der größte Vorteil der Managementkontrolle besteht darin, dass ein Zyklus der Steuerung und Kontrolle für die Unternehmensführung geschaffen wird. Die Entscheidungsfindung wird rationalisiert, da weniger Personen beteiligt sind.

Es hilft Managern, die tatsächliche Leistung zu messen und als Leitfaden für die Erreichung der Ziele.

Hilft bei der Dezentralisierung

Der moderne Trend in Unternehmensorganisationen geht zur Dezentralisierung, die ein Kontrollsystem erfordert.

Bei der Dezentralisierung ist die Entscheidungskompetenz im gesamten Unternehmen verteilt.

Das Management muss die Kontrolle in ihren Händen halten, um festzustellen, ob die Autorität richtig eingesetzt wird. Ohne angemessene administrative Kontrollen kann die Dezentralisierung nicht erfolgreich sein.

Hilft bei der Koordination

Die Größe moderner Unternehmen nimmt zu. In ihnen ist eine große Menge Kapital und eine große Anzahl von Menschen beschäftigt.

Dies schafft das Problem der ordnungsgemäßen Kontrolle, da es viele Abteilungen gibt, die unterschiedliche Produkte herstellen und vertreiben. Zur Koordinierung ihrer Aktivitäten ist ein Kontrollsystem erforderlich.

Vereinfachen Sie die Überwachung

Vereinfachen Sie die Überwachung, indem Sie auf erhebliche Abweichungen hinweisen. Hält die Mitarbeiter unter Kontrolle.

Ein gutes Steuerungssystem erkennt Schwachstellen sehr schnell. Dies hilft, den Kontrollbereich auf allen Ebenen zu erweitern.

Steigern Sie die Motivation

Kontrolltechniken schaffen eine Atmosphäre der Ordnung und Disziplin in der Organisation, indem sie Abweichungen finden und die dafür verantwortlichen Faktoren identifizieren.

Dies erhöht die Motivation der Mitarbeiter, da sie den Job kennen, für den sie verantwortlich gemacht werden.

Nachteile

Ein Nachteil der Verwaltungskontrolle besteht darin, dass sie Kreativität und Innovation behindern kann, indem ein Unternehmen standardisierter und weniger flexibel gemacht wird.

Unternehmen mit strenger administrativer Kontrolle sind häufig weniger in der Lage, sich an Veränderungen auf dem Markt, in ihrer Branche oder im rechtlichen Umfeld anzupassen, da der Umfang möglicher Ideen und Pläne begrenzt ist

Schwierigkeiten bei der Festlegung quantitativer Standards

Die administrative Kontrolle verliert ihre Wirksamkeit, wenn der Leistungsstandard nicht quantitativ definiert werden kann.

Es ist sehr schwierig, einen quantitativen Standard für menschliches Verhalten, Effizienz, Arbeitszufriedenheit, Mitarbeitermotivation usw. festzulegen. In solchen Fällen liegt das Urteil im Ermessen des Managers.

Es gibt keine Kontrolle über externe Faktoren

Ein Unternehmen kann externe Faktoren wie Regierungspolitik, technologischen Wandel, Modewechsel, Wettbewerbspolitik usw. nicht kontrollieren.

Mitarbeiterwiderstand

Mitarbeiter an der Basis können sich unterschätzt und unzufrieden fühlen, weil sie ihre Ideen nicht präsentieren dürfen. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass Kontrolle ihre Handlungsfreiheit einschränkt. Dies kann zu einer hohen Fluktuation führen.

Mitarbeiter widersetzen sich oft der Kontrolle. Infolgedessen wird seine Wirksamkeit verringert.

Teure Angelegenheit

Unternehmen müssen viel Zeit und Geld aufwenden, um ein Verwaltungskontrollsystem zu installieren.

Der Nutzen muss höher sein als die damit verbundenen Kosten, dann ist nur die Kontrolle wirksam, sonst führt dies zu Ineffizienz.

Bedeutung

Ohne administrative Kontrolle ist der Verwaltungsprozess unvollständig. In Unternehmen besteht der Kontrollbedarf aus mehreren Faktoren:

- In großen Organisationen ist es schwierig, vollständig genaue Leistungsstandards festzulegen. Andererseits benötigt ein Manager alle Arten von zeitnahen Informationen, die nicht immer verfügbar sind. Die Kontrolle ist erforderlich, um die Genauigkeit der Standards zu bewerten.

- Den Mitarbeitern werden große Geldsummen und wertvolle Ressourcen anvertraut. Ohne Kontrolle können die Mitarbeiter jedoch Versuchungen nachgeben. Ein effizientes Kontrollsystem hilft, unehrliches Verhalten der Mitarbeiter zu minimieren.

- Ohne Kontrolle können sich die Mitarbeiter entspannen und ihre Leistung kann unter den Normalwert fallen.

Durch die Kontrolle wird sichergestellt, dass die Ressourcen einer Organisation erhalten und effektiv genutzt werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Die administrative Kontrolle bietet folgende Vorteile:

Richtlinienüberprüfung

Damit kann das Management die Qualität der verschiedenen Pläne überprüfen. Auf diese Weise kann festgestellt werden, welche Pläne neu gestaltet oder welche Ziele geändert werden müssen.

Änderungen in der Umgebung können dazu führen, dass ursprüngliche Pläne unrentabel oder mangelhaft werden. Mit Control können Sie Pläne überprüfen und aktualisieren.

Führungsverantwortung

Selbst wenn ein Manager einige Aktivitäten zuweist und seinen Untergebenen Befugnisse delegiert, ist er dennoch für die endgültige Leistung verantwortlich.

Daher muss ein Manager die Leistung seiner Untergebenen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die delegierte Berechtigung auf die gewünschte Weise verwenden.

Durch die administrative Kontrolle können Manager ihre Verantwortlichkeiten erfüllen und gleichzeitig Befugnisse delegieren.

Motivator

Inspirieren Sie die Mitarbeiter, hart zu arbeiten und bessere Leistungen zu erbringen. Wenn sie wissen, dass ihre Leistung geschätzt wird und ihre Belohnungen mit dieser Bewertung verbunden sind, werden sie versuchen, ihr Bestes zu geben.

Effizienz

Kontrolle trägt zur Effizienz des Betriebs bei, indem sie sich auf die Erreichung der Ziele konzentriert. Daher können Manager Fehler erkennen und korrigieren, bevor sie schwerwiegend werden, und so Abfall und Verluste minimieren.

Beispiele

Eine administrative Kontrolle ist ein Prozess, eine Praxis, eine Richtlinie, ein Werkzeug, eine Messung oder ein System, die implementiert werden, damit das Management die Ressourcen einer Organisation steuern kann. Das Folgende sind veranschaulichende Beispiele:

Anforderungskontrolle

Dokumentieren Sie die Pläne formell als Anforderungen und verwalten Sie die Änderung dieser Pläne.

Finanzkontrollen

Finanzkontrollen wie die Entwicklung, Überwachung und Bilanzierung eines Haushaltsplans.

Leistungsüberwachung

Der Prozess, mit den Mitarbeitern eine Reihe von Zielen zu vereinbaren und die Leistung anhand dieser Ziele zu bewerten.

Aufsicht

Überwachung der Mitarbeiterleistung zur Verbesserung von Produktivität, Effizienz und Arbeitsqualität.

Kontrolle ändern

Der Prozess des Einreichens, Bewertens, Genehmigens, Priorisierens, Implementierens, Kommunizierens und Überprüfens von Änderungen in einer Organisation.

Sicherheitskontrollen

Implementieren Sie Schutzmaßnahmen und Gegenmaßnahmen, um Risiken für Personen, Eigentum und Informationen zu vermeiden.

Konformitätsprüfungen

Die Implementierung von Prozessen, Verfahren, Systemen, Kontrollen, Messungen und Berichten zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Standards und internen Richtlinien.

Benchmarking

Es ist der fortlaufende Prozess des Benchmarking der Unternehmensleistung mit der aktuellen Branche, dem Wettbewerb oder den Best Practices.

Ständige Verbesserung

Es ist der sich wiederholende Prozess, Dinge zu messen, zu verbessern und erneut zu messen.

QA

Stellen Sie sicher, dass die Ausgänge innerhalb der Spezifikation liegen. Implementieren Sie beispielsweise einen Prozess zum Testen von Produkten in einer Produktionslinie.

Qualitätsgarantie

Es ist der Prozess, um zukünftige Qualitätsmängel zu verhindern. Zum Beispiel die Praxis, die Grundursache aller Qualitätsfehler zu untersuchen, um Verbesserungen zu identifizieren.

Automatisierung

Verbessern Sie auch Produktivität, Effizienz und Qualität, indem Sie die Arbeit durch Automatisierung ersetzen.

Datenkontrolle

Datenkontrolle in Bereichen wie Datenqualität, Datenherkunft, Sicherheit, Integration und Compliance.

Bestandskontrolle

Regulieren und berücksichtigen Sie das Inventar, um einen Mangel oder ein Überangebot zu vermeiden.

Anlagenkontrolle

Kontrolle von Vermögenswerten wie Einrichtungen, Infrastruktur, Maschinen, Software und geistigem Eigentum.

Beispielsweise implementiert ein Asset Accounting-System eine angemessene Trennung der Bedenken hinsichtlich der Vermögenswerte.

Verweise

1. Alle Geschäfte (2019). Was ist ein Verwaltungskontrollsystem und warum sind sie so wichtig? Entnommen aus: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, die freie Enzyklopädie (2019). Management-Kontrollsystem. Entnommen aus: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, die freie Enzyklopädie (2019). Kontrolle (Management). Entnommen aus: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Die Kontrollfunktion des Managements. MIT Sloan. Entnommen aus: sloanreview.mit.edu.
5. Geschäftswörterbuch (2019). Unternehmenssteuerung. Entnommen aus: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Beispiele für Management Control. Entnommen aus: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Bedeutung der Managementkontrolle in einer Organisation. Entnommen aus: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Vorteile der Managementkontrolle für eine Organisation. Ihre Artikelbibliothek. Entnommen aus: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Die Bedeutung und Grenzen des Controllings. Ihre Artikelbibliothek. Entnommen aus: yourarticlelibrary.com.