BETRIEBSPRÜFUNG: MERKMALE, ZIELE, VERFAHREN - DUDAS - 2025

Das Betriebsaudit ist eine systematische Überprüfung der Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Betriebs einer Organisation unter Managementkontrolle, bei der die Ergebnisse der Bewertung zusammen mit den Empfehlungen für Verbesserungen an die entsprechenden Personen gemeldet werden.

Das Betriebsaudit ist eine vorausschauende, systematische und unabhängige Bewertung der organisatorischen Aktivitäten. Diese Art der Prüfung unterscheidet sich erheblich von einer internen Prüfung, bei der das Ziel darin besteht, die Angemessenheit der Kontrollen zu prüfen und die Fairness der Darstellung des Abschlusses zu bewerten.

Finanzdaten können für die Betriebsprüfung verwendet werden. Die Hauptbeweisquellen sind jedoch die operativen Richtlinien und Erfolge im Zusammenhang mit den Zielen der Organisation.

Betriebsprüfungen werden in der Regel von Mitarbeitern der internen Revision durchgeführt, obwohl möglicherweise Spezialisten eingestellt werden, um Überprüfungen in ihren Fachgebieten durchzuführen.

Die Hauptnutzer der Prüfungsempfehlungen sind das Managementteam und insbesondere die Manager der Bereiche, die überprüft wurden.

Eigenschaften

Das Betriebsaudit ist eine Prüfung der Art und Weise, wie eine Organisation ihre Geschäfte führt, um auf Verbesserungen hinzuweisen, die ihre Effizienz und Effektivität steigern.

Der Prozess ist analog zu anderen Arten der Prüfung, wie z. B. der Finanzprüfung, aber mit der Betriebsprüfung wird eine viel eingehendere Untersuchung des Geschäfts durchgeführt.

Es konzentriert sich nicht auf ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Abteilung, da jede Abteilung eine Rolle im gesamten Betriebsprozess spielt und mit den anderen in Beziehung steht.

Betriebsprüfungen sind objektiv und werden von einem internen oder externen Prüfer durchgeführt. Sie bieten eine neue Perspektive auf die guten und weniger guten Aspekte organisatorischer Praktiken und Prozesse.

Typen

Betriebsprüfung in produzierenden Unternehmen

Unternehmen, die Produkte herstellen, führen Betriebsprüfungen durch, um ihren Herstellungsprozess zu untersuchen.

Der Ablauf der Operation wird geprüft. Nutzen Mitarbeiter ihre Zeit optimal? Verlassen die Produkte den Prozess mit der schnellstmöglichen Geschwindigkeit? Werden Rohstoffe aufgrund schlechten Designs oder Missbrauchs verschwendet?

Nach dem Audit kann das Unternehmen einige Änderungen vornehmen, um sein Produktionsvolumen zu verbessern, sodass es mit seinen effizienteren Wettbewerbern konkurrieren kann.

Betriebsprüfung in Dienstleistungsunternehmen

Viele Unternehmen bieten ihren Kunden einen Service an, z. B. Hotels, Restaurants, Autowerkstätten oder Reparaturwerkstätten für Geräte.

Diese Unternehmen können ein Betriebsaudit durchführen, um die Interaktion ihrer Mitarbeiter mit Kunden zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie die Zeit messen, die erforderlich ist, um eine Transaktion abzuschließen oder einem potenziellen Kunden eine Verkaufspräsentation zu erstellen.

Fiktive Käufer, die den Mitarbeitern unbekannt sind, können auch zur Messung und Verbesserung des Kundenservice verwendet werden. Betriebsprüfungen können auch die Sicherheit, Zeitpläne, die Verwendung von Drittanbietern sowie die Einrichtung und das Erscheinungsbild des Unternehmens untersuchen.

Tore

Ziel des Betriebsaudits ist es festzustellen, ob die internen Kontrollen des Unternehmens sowie die Richtlinien und Verfahren ausreichen, um ein optimales Maß an Effizienz und Effektivität zu erzielen.

Dies ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da mangelnde Effektivität und Effizienz im Allgemeinen höhere Betriebskosten oder geringere Umsätze bedeuten, was manchmal die Unfähigkeit des Unternehmens darstellt, auf dem Markt zu bleiben und im Wettbewerb zu bestehen.

Unternehmen und andere Organisationen wenden sich an den Prozess der Betriebsprüfung, um sich ein gutes Bild davon zu machen, ob das Geschäft gut läuft, und um neue Ideen für Verbesserungen zu erhalten.

Unternehmen können erwarten, dass sie bei der Durchführung eines Betriebsaudits die folgenden Hauptziele erreichen:

Positive Veränderung beeinflussen

Verstehen Sie, wie zukünftige Prozesse, Richtlinien, Verfahren und andere Arten des Managements zu maximaler Effektivität und Effizienz führen.

Verstehe die Risiken

Die Art des mit dem Geschäfts- und operationellen Risiko verbundenen Risikos variiert je nach Geschäftsunterbrechung, Auslassungen oder Fehlern der Mitarbeiter, Ausfällen des Informationssystems, Produktausfällen, Gesundheits- und Sicherheitsproblemen, Verlust wichtiger Mitarbeiter, Betrug, Lieferantenverluste und Rechtsstreitigkeiten.

Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren

Aufgrund des Verständnisses der Risiken können Prüfer bestimmen, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen und wie Risiken gemindert und Chancen verbessert werden können.

Die allgemeinen Risikokategorien, in denen Verbesserungen vorgenommen werden sollten, sind das operationelle Risiko, das finanzielle Risiko, das Umweltrisiko und das Reputationsrisiko.

Bericht an die Geschäftsleitung

Die Ergebnisse der Prüfung sollten in einem klaren und detaillierten Bericht enthalten sein, der objektive Analysen, Bewertungen, Empfehlungen und relevante Kommentare zu den überprüften Aktivitäten enthält.

Prozess

Auditstart

- Stellen Sie den ersten Kontakt mit der geprüften Stelle und den benannten Führungskräften her, um den Prüfungsprozess zu erläutern und grundlegende Informationen über das Unternehmen zu sammeln, um Hotspots zu ermitteln.

- Bewertung der Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Kreise unter Berücksichtigung des Leistungsniveaus der geprüften Stelle, der Ergebnisse früherer Prüfungen und der Reife des geprüften Managementsystems.

Vorbereitung der Aktivitäten

- Bestimmen Sie den Umfang und die potenziellen Risiken, legen Sie dann Verfahren fest und identifizieren Sie Ressourcen.

- Bereiten Sie den Auditplan vor, weisen Sie die Arbeit zu und organisieren Sie die erforderlichen Aktionspläne und Dokumente.

- Halten Sie eine Sitzung ab, um zu bestätigen, dass alle Parteien dem vorgeschlagenen Plan zustimmen.

Sammeln und Überprüfen von Informationen

- Überprüfen Sie die Dokumente während des gesamten Prozesses. Das Team sollte sich regelmäßig treffen, um Informationen auszutauschen, Fortschritte zu bewerten und gegebenenfalls die Arbeit neu zuzuweisen.

- Überprüfung der Informationsquellen, Prüfung der Nachweise und Bewertung anhand der Prüfungskriterien.

Generierung von Befunden

- Die Ergebnisse werden den Prüfungskriterien entsprechen oder nicht. Für einen fehlerhaften Befund müssen die Belege aufgezeichnet werden.

- Überprüfen Sie die Informationen mit der geprüften Stelle, um festzustellen, ob die Beweise korrekt sind.

Abschlussbesprechung

- Vor der Abschlusssitzung sollte sich das Auditteam auf die Schlussfolgerungen einigen, die Empfehlungen vorbereiten und die Folgemaßnahmen erörtern.

- Halten Sie die Abschlusssitzung ab, um die Ergebnisse und Schlussfolgerungen vorzustellen. Bewertung des Stakeholder-Feedbacks.

Berichtserstellung und -verteilung

- Der Teamleiter kommuniziert die Ergebnisse mit einem vollständigen, genauen, präzisen und klaren Prüfungsbericht.

- Schreiben Sie den Auditbericht und treffen Sie sich mit dem Management, bis festgelegt ist, wie das Management die festgestellten Probleme angehen wird.

- Der Bericht muss gemäß den vereinbarten Verfahren überprüft und genehmigt werden. Verteilen Sie den Bericht an die entsprechenden Empfänger.

Schließen Sie das Audit ab

Der Auftrag ist abgeschlossen, wenn alle geplanten Prüfungsaktivitäten ausgeführt wurden. Andererseits werden die Dokumente gemäß den zu Beginn des Audits festgelegten Verfahren aufbewahrt oder vernichtet.

Verweise

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2. Steven Bragg (2017). Betriebsprüfung. Buchhaltungstools. Entnommen aus: accountingtools.com.
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